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Como organizar o arquivo de sua empresa?

Toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, lida diariamente com uma quantidade específica de papéis. Com o passar dos anos, essa quantidade de papéis pode se tornar uma dor de cabeça para você, pois além de ocupar espaço em seu escritório, também atrapalha a produtividade do seu empreendimento.

Muitos desses papéis são de extrema importância e precisam estar armazenados em algum local, por tempo indeterminado, pois mesmo que você não precise consultá-los com frequência, a qualquer momento você pode precisar deles.

E é aí que surge a pergunta: O que fazer com o arquivo da minha empresa? Pois bem, pensando nisso, a Acervo separou dicas infalíveis para você organizar o seu arquivo de uma maneira mais fácil. Vamos às dicas!

 

4 dicas de como organizar o arquivo de sua empresa

1. Planeje-se

Planejamento é a palavra-chave para uma boa organização, e quando o assunto é organização de arquivos é mais importante ainda. Portanto, veja a melhor forma de transferir o arquivo, o melhor programa ou software. A tecnologia pode ser uma das aliadas para isso, pois possibilita guardar todos os documentos em pastas no computador, a partir de login e senha, o que facilita muito a busca por esses documentos e também traz mais segurança em caso de perda. 

2. Identifique os arquivos

Independente do tamanho do seu arquivo morto pense sempre na facilidade e agilidade em encontrar os documentos. Por isso, a identificação de cada um por nome, letra, data é importante e aumenta a produtividade da empresa.

3. Treine sua equipe

Não faça com que a consulta ao arquivo seja um pesadelo para seus funcionários. Treine seus colaboradores. Organize uma reunião de capacitação em que ensine a sua equipe a melhor forma de mexer com o sistema, a forma mais rápida e ágil de encontrar os documentos. O resultado é a satisfação do seu cliente e de seu funcionário. 

4. Conte com a ajuda de uma empresa especializada

Apesar de as dicas acima serem bastante úteis no dia a dia de seu negócio, contar com uma empresa especializada na guarda de arquivo morto é a melhor maneira de organizar e ter controle sobre toda a papelada. 

Aqui na Acervo, oferecemos serviços de guarda de documentos. Entre em contato conosco e saiba o que podemos fazer por sua empresa!

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