Como organizar e guardar documentos por data?

Em nosso último post nós demos dicas bem práticas a você, pessoa física e profissional autônomo/liberal, de como organizar arquivos em 7 passos, como formas de categorizar e a frequência necessária para não se perder meio aos arquivos e documentos que, invariavelmente, se acumulam.

Desta vez, vamos reforçar a forma mais conhecida de categorizar e organizar esse material todo: por datas. Pode parecer muito básico fazer esse tipo de separação, mas com o passar do tempo e na soma de todos os papéis a prática se dá de forma bem diferente.

Mantendo a sugestão de armazenar seus arquivos em pastas ou caixas, vamos então pontuar agora as etapas de uma metodologia que você pode seguir para saber exatamente onde encontrar, de forma rápida, aquele documento que precisa ‘para ontem’.

6 etapas para organizar e guardar documentos

1. Separe uma caixa para cada categoria – contas, documentos, contratos , etc. – com o ano de referência, por exemplo, 2015.
2. Dentro destas caixas, faça 12 pastas – pode ser envelope de papel pardo, caso o volume seja pequeno – e identifique em local de fácil visualização e de forma padronizada o mês a que se refere este subarquivo.
3. Para profissionais liberais/autônomos, uma dica é separar por semanas também, caso você emita ou receba notas em um volume um pouco mais expressivo, por exemplo.
4. Deixe os arquivos dos últimos seis meses em local de fácil acesso e o restante você pode guardar em outro local não tão a vista, para não ficar tumultuando o ambiente.
5. Com o tempo – essa dica mais para os profissionais liberais/autônomos – uma boa ideia é alugar um espaço em empresa especializada para armazenar os arquivos mais antigos. Em geral os preços são bem justos e você tem a garantia de que tudo estará em segurança, tanto no que diz respeita a perdas quanto ao menor impacto da ação do tempo.
6. Lembre-se sempre de deixar clara também a data em que os documentos podem ser descartados, para evitar o acúmulo de material desnecessário.

São dicas simples, mas muito úteis para você manter uma melhor relação com toda aquela papelada que você deixa na gaveta de forma aleatória.

Para qualquer solução que diga respeito à Guarda de Documentos, digitalização, microfilmagem, GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ou outros serviços relacionados você pode sempre contar com a Acervo, uma especialista no ramo há mais de duas décadas.