Não é à toa que grandes corporações, mundo afora, já apresentam em seus workflows, rotinas e processos administrativos totalmente integrados a plataformas digitais – com armazenamento em nuvem (cloud) – hospedando arquivos e documentos em servidores “espalhados” por diversos países.
Em meio à disputa mercadológica, movimentos estratégicos e inovadores, que possibilitem empresas ganharem quaisquer tipos de vantagem, são de suma relevância ao sucesso (ou fracasso) das organizações.
Ao falarmos de América Latina, estudos apontam que, até o ano de 2020, todos os processos de grandes empresas serão migrados para plataformas e ambientes – tanto digitais quanto virtuais. Essas mudanças se devem, preponderantemente, à necessidade do ganho de competitividade – reduzindo custos e ganhando eficiência.
Um personagem, a partir de agora, passa a ganhar destaque – o CIO. É o profissional responsável por gerenciar e implementar estratégias vencedoras para a melhoria dos métodos de produção e gestão, assim como atuar na concepção de novas ferramentas que auxiliem na maximização da usabilidade dos recursos tecnológicos.
“Nesse momento, a experiência do usuário está em primeiro lugar. Superando as expectativas dos clientes, sua empresa será uma eterna parceira de negócios”
Segundo dados da pesquisa IT Leaders, durante o processo de convergência digital, diversas outras tecnologias – que são suportes para a completa migração – assumem papel de coadjuvantes (não menos importantes), como: analytics, big data, mobilidade e inteligência artificial.
É certo que – se não houver a conversão da gestão de documentos e informações para os meios digitais – não aproveitaremos completamente a capacidade de todas as tecnologias envolvidas. Entendemos, dessa forma, que o pleno controle sobre documentos e arquivos de uma organização se reflete em processos ágeis, seguros e com possibilidade de tomada de decisão em menor tempo.
Além do sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), pilar central de todo o processo, os recursos acessórios citados acima também necessitam de atenção especial, pois são eles que fornecem as condições necessárias para que a transformação digital ocorra (leia-se: gestão eletrônica de documentos e armazenamento em nuvem).
Papel, never more!
É justamente neste momento de convergência de processos – do analógico para o digital – e busca por melhores práticas a fim de tornar empresas mais competitivas e preparadas para disputar de igual para igual com os seus respectivos players – em um ambiente global que ainda enfrenta percalços de movimentos políticos e sociais – que o papel se tornou obsoleto, retrógrado e nada competitivo.
“Papel implica em processos morosos, inseguros e de difícil gestão”
A Acervo aborda em seus conteúdos – questões e aspectos de mercado sempre relevantes para o planejamento e execução de estratégias que possibilitam às empresas: sucesso e grandes resultados.
“Bola sempre levantada” – o sistema GED otimiza o tráfego de documentos e arquivos, oportunizando informações mais claras e precisas – em tempo hábil para a melhor tomada de decisão. Os arquivos digitalizados podem ser acessados ou localizados de maneiras sistemática e organizada – rápida e prática.
Com o sistema, não há perda de tempo com buscas frustradas, equivocadas ou redundantes – evitamos diversos tipos de desperdício, tanto em recursos e prazos, quanto na má utilização da força de trabalho do colaborador. Maior agilidade significa também maior produtividade em todas as áreas de negócio.
O que queremos dizer quando falamos em áreas de negócio?
Isso significa, praticamente, todas! Dificilmente uma área da corporação não utiliza, movimenta ou arquiva documentos e arquivos. À exceção de áreas muito operacionais (vide o que é abordado muito em administração: estratégico, tático e operacional), todas as áreas de uma empresa, a rigor, administram documentos – próprios ou de terceiros.
São elas: contábil, jurídico, financeiro, rh, comercial, marketing, etc.
Você lembra lá de trás, quando houve – por força de lei – a substituição da nota fiscal em papel pela versão eletrônica? Então, ganhamos com essa mudança: agilidade, comodidade, segurança, confiabilidade e controle.
Tudo isso facilitou a vida de pessoas e empresas. Pessoas passaram a ter maior controle sobre gastos e despesas, assim como toda a tributação incidida – e empresas perceberam reduções em perdas e prejuízos. Essas organizações aumentaram o nível de vigilância sobre prazos, contratos, recolhimentos – e entrega de serviço ou produto.
“O sistema GED atende com bastante êxito às novas demandas emergentes, como são o caso do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e do eSocial”
Como falado acima, em departamentos de recursos humanos, o atendimento às novas resoluções que dizem respeito ao eSocial é de total relevância ao dia a dia das empresas. Sobretudo, quando tratam da áreas saúde e segurança do trabalho.
Imagina, você, cruzar e fazer com que todos esses dados inter-relacionados forneçam informações atualizadas, confiáveis e precisas de cada colaborador da empresa. De modo que, quando necessário e no prazo determinado por lei, aconteça a submissão das informações exigidas.
Tarefa que, a princípio, poderia ser difícil, mas, com a digitalização de documentos e arquivos, ficou fácil, abrangente e completa. Dessa forma, empresas que utilizam sistemas de gestão eletrônica de documentos, sobretudo, o da Acervo, minimizam riscos de multas e/ou prejuízos financeiros por incongruências nas informações enviadas ou irregularidades trabalhistas/previdenciárias.
“A transformação digital não está acontecendo, já aconteceu. Se você ainda não percebeu isso, é hora de buscar assessoria de quem é líder no mercado. A Acervo está aqui para ajudá-lo – queremos mostrar a melhor solução em GED para o seu negócio subir novos degraus”
Quer acompanhar o mercado, superar a concorrência, gerando oportunidades e aumentando receitas? Claro que quer, não é? Então, você e sua empresa estão a um passo de serem grandes parceiros da Acervo!
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