Como escolher uma empresa de guarda de documentos?

Vivemos em uma era em que as informações em papel cedem mais espaço a cada dia para os arquivos digitalizados. Não apenas pela agilidade imensamente maior possibilitada por estes novos formatos, mas também porque os espaços físicos – cada vez mais restritos – precisam ter seus usos otimizados.

Contudo, apesar dessa onda que se observa, muitas empresas dos mais variados portes e segmentos insistem em manter o modelo ‘papel e sala de arquivo’ no trato de seus documentos mais importantes e informações que precisam seguir arquivadas por mais tempo.

Com isso incorrem em perda de efetividade na relação com esse material, expõem informações importantes às ações do tempo, deixam perigosamente expostos documentos que podem demandar certo sigilo e assumem o risco dos prejuízos que podem derivar da perda de prazos ou extravio/deterioração de arquivos.

Mas como você, empresário cheio de tarefas e missões diárias, pode ‘se livrar’ de forma prática e econômica destes problemas em potencial? A resposta é simples: terceirizando a Guarda de Documentos da sua empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Adotando esta medida e escolhendo a prestadora certa para este tipo de demanda você só tem a ganhar. Veja algumas vantagens:

5 vantagens em escolher uma empresa de guarda de documentos

1. Facilidade de manuseio das informações, por meio de um software de gestão de documentos
2. Segurança contra danos e perdas de informações importantes
3. Economia do espaço físico reservado para arquivos dentro da empresa
4. Proteção às informações e possibilidade de hierarquização de acessos aos documentos
5. Redução dos custos da empresa, uma vez que, sim, mesmo com todas essas vantagens sai mais barato terceirizar do que manter essa papelada sob sua gestão

O que levar em consideração

1. Busque o máximo de informações sobre ela, seja com outros empresários ou na própria internet
2. Verifique o portfólio e para quais empresas ela já prestou e ainda presta serviços. Esse é um bom indicador da credibilidade de mercado que ela tem
3. Avalie a gama de serviços oferecida e certifique-se de que atende às suas necessidades
4. Converse com um representante da equipe, solicite um orçamento e veja a agilidade e a qualidade do atendimento desde o momento inicial

Tomando os cuidados necessários e investindo em empresas que têm um histórico de confiança no mercado, a Guarda de Documentos vai te auxiliar muito nas tarefas cotidianas e burocráticas.

Para não errar, você pode contar com os serviços da Acervo, uma empresa dedicada a este tipo de atendimento há mais de duas décadas. Conheça um pouco da nossa história, veja nossos clientes e encontre na Acervo as soluções que sempre quis, com a relação custo-benefício que a sua empresa precisa. Faça contato e comprove!