A organização da sua empresa é importantíssima. E a gestão documental é parte essencial dessa organização.
Muitas vezes, uma empresa foca aspectos como lucro e número de vendas. Com isso, acaba deixando de lado outros pontos relevantes, sobretudo ligados à organização. No entanto, uma empresa bem estruturada, em que todos os setores funcionam e dialogam entre si, tem mais chances de sucesso.
Neste texto, a Acervo conta pra você como a gestão de documentos pode influenciar, de maneira muito positiva, a organização da sua empresa. Fique de olho!
Antes, porém, vamos entender melhor o que é a gestão de documentos. De acordo com Maria Odila Fonseca (2007):
“Gestão de documentos é o planejamento, o controle, a direção, a organização, o treinamento, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos” (p. 44).
Assim, fica fácil compreender como a gestão de documentos contribui para a organização da sua empresa. Se os documentos são informações relevantes de um empreendimento, então a gestão documental é sinônimo de planejamento, controle, organização e acesso às informações.
Dito de maneira mais direta, uma empresa organizada precisa manter sistematizadas as informações contidas nos documentos da companhia.
Para compreender melhor essa relação benéfica entre a gestão de documentos e a organização empresarial, vale pensar no tipo de informação produzida por uma empresa.
Primeiramente, os documentos preservam informações essenciais, como contratos, estatísticas da empresa, dados dos funcionários e registros de atividades. Sendo assim, o acesso eficiente a esse conjunto de dados pode otimizar diferentes processos na organização da sua empresa.
Além disso, o descuido em relação a tais informações gera problemas bastante sérios. Como exemplos, vale mencionar o vazamento de dados sigilosos ou a perda de documentos necessários ao bom funcionamento da empresa.
Outro ponto relevante é a redução de gastos. Pode parecer uma contradição, mas o investimento na gestão documental pode reduzir custos. Isso acontece porque a desorganização reduz a produtividade e exige maiores investimentos em pessoal. Assim, com uma boa gestão sua empresa terá mais saúde financeira a longo prazo.
Nós já falamos sobre o GED (Gerenciamento eletrônico de documentos) aqui no Blog da Acervo. Porém, vale reforçar que ele é a solução mais prática para empresas que buscam uma melhor organização de suas informações documentais.
Nesse sentido, uma das estratégias no gerenciamento eletrônico é a digitalização. Assim, é possível reduzir espaço de armazenamento de documentos, bem como facilitar o rastreamento. Outra vantagem é que a documentação fica disponível para diferentes pessoas ao mesmo tempo, de qualquer lugar.
A melhor opção para a organização da sua empresa, em termos documentais, é uma empresa especializada. Por isso, a Acervo oferece diversos serviços voltados para a gestão documental empresarial, tais como: digitalização, microfilmagem, eliminação segura de documentos, organização de arquivos e consultorias.
Ao contratar uma empresa como a Acervo, que tem quase 30 anos de experiência no setor de guarda de documentos, é possível ter certeza que a organização da sua empresa estará em boas mãos.
Que tal conferir todos os serviços oferecidos pela Acervo? Com certeza, um ou mais deles atenderá às necessidades do seu negócio. Você também pode pedir um orçamento no site para se informar sobre todos os valores! E para saber mais sobre a guarda segura de documentos, acompanhe o nosso blog e siga a Acervo no Facebook, Instagram e LinkedIn!
Fonte:
FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e Ciência da Informação. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2007.
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
