A digitalização do RH de empresas tem sido uma grande tendência nos últimos anos. Se considerarmos que o setor de Recursos Humanos é o que mais recebe e produz documentos em uma empresa, falar em “digitalização do RH” é praticamente um sinônimo para “digitalização de documentos do RH”.
Afinal, quando os documentos do setor são digitalizados, muitos dos processos que eram manuais passam a ser digitais. Isso facilita a realização de atividades diversas, tornando uma boa parte da rotina dos funcionários de Recursos Humanos muito mais prática, rápida e eficiente.
Como consequência de tudo isso, a digitalização do RH ainda ajuda a reduzir vários custos internos da empresa. Na sequência deste texto, nós mostramos como isso acontece. Abaixo, você poderá acompanhar as vantagens da digitalização do RH e, por fim, ainda ver como isso ajuda a reduzir custos.
Acompanhe!
A primeira vantagem clara da digitalização do RH é a redução do consumo de papel. Com isso, a empresa passa a fazer parte do seleto grupo de organizações paperless, sendo uma das responsáveis por um consumo reduzido de recursos. Além disso, outras vantagens como menor ocupação de espaços físicos da empresa e corte de custos com armazenamento também são decorrentes da ausência de papel.
Para que os documentos possam ser digitalizados, eles devem ficar registrados em um sistema. E outra vantagem é justamente essa: o armazenamento em software. Isso porque ele elimina completamente a necessidade de perder tempo buscando por arquivos físicos de colaboradores; basta fazer uma pesquisa dentro do sistema e encontrar a informação necessária em poucos cliques.
Por fim, não podemos deixar de citar a possibilidade de integração com outros sistemas. Ao ter vários sistemas integrados, informações de todos os lados ficam agrupadas e, assim, os processos de seleção e recrutamento, por exemplo — que estão entre os mais importantes do setor de Recursos Humanos —, são facilitados.
Acaba sendo muito mais fácil contratar funcionários que tenham características alinhadas com os objetivos da empresa. No final das contas, uma simples solução, que é a digitalização do RH, traz benefícios para todos os envolvidos.
Mas, e na prática? Como isso ajuda a reduzir custos? A economia que a redução de papel traz é muito clara: a empresa não precisa mais gastar dinheiro comprando uma imensa quantidade de papéis de fornecedores.
Já o software promove uma economia de tempo. E, como você sabe, tempo é dinheiro. Com o tempo que seria gasto procurando arquivos sendo aplicado em outras atividades, o tempo dos colaboradores do RH passa a ser melhor aproveitado — deixando a empresa mais eficaz.
A redução de custos ainda vem com melhores processos de recrutamento. Contratar novos funcionários não é algo barato. Quando a integração de informações é disponibilizada através da digitalização, as chances de acertar de primeira são muito maiores.
Fica claro, portanto, que a digitalização do RH ajuda a reduzir custos não apenas de uma, mas de diversas formas diferentes. Digitalizar é, sem dúvidas, o melhor caminho para o futuro de muitas empresas.
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