Manter uma boa gestão documental é importante para qualquer empresa que queira ter segurança jurídica e organização interna. A Acervo entende perfeitamente a importância desse processo e criou um padrão personalizado para a coleta de documentos.
Essa etapa acontece antes da guarda de documentos em si e tem a função de estruturar a forma como essas informações físicas serão protegidas e acessadas no futuro. Sem uma coleta de documentos padronizada, a empresa corre o risco de ter problemas com retrabalho, extravios e até dificuldades em localizar o documento no futuro.
Por conta de tudo isso, vamos explicar como funciona cada etapa desse processo dentro dos padrões da Acervo, desde a organização até o momento da guarda de documentos. Veja a seguir!
Antes da coleta propriamente dita dos documentos, fica por responsabilidade do cliente a preparação e separação dos documentos que serão coletados. Esse trabalho, idealmente, começa com a análise do volume e do tipo de arquivos que serão transferidos para a guarda de documentos, podendo passar por etapas de classificação. Isso porque cada categoria documental necessita de alguns cuidados, como contratos, fichas, notas fiscais, relatórios financeiros e documentos de RH, entre outros.
Esse cuidado ajuda a otimizar a guarda de documentos, pois diminui as chances de perda de tempo na hora de procurar informações futuras. A preparação também define quais são os itens necessários para a coleta de documentos, como caixas, lacres de segurança e transporte.
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A Acervo tem um procedimento que une segurança, agilidade e profissionalismo no momento da coleta. Ou seja, cada etapa é feita por colaboradores treinados que seguem protocolos de guarda de documentos.
Nossa equipe realiza a coleta diretamente no endereço da empresa, utilizando veículos equipados com itens que mantêm a integridade dos documentos. Todos os documentos passam por uma conferência da quantidade de caixas enviadas.
Além disso, para garantir o máximo de segurança durante a coleta, deixamos claro para a empresa quem serão os responsáveis pela retirada. Isso minimiza riscos e fortalece a gestão de informações dos nossos clientes.
Já deu para perceber que cada fase do processo de coleta de documentos influencia na qualidade da guarda, certo? Realizadas por, ou com o apoio e indicação de empresas como a Acervo, estas etapas facilitam a localização de arquivos no futuro e diminuem perdas ou danos.
Na Acervo, após a coleta de documentos:
Após essas etapas, os documentos ficam disponíveis para acesso e solicitação dos clientes diretamente pelo cliente, incluindo no SDoc através de seu login e senha.
Todo esse processo ajuda na preservação da integridade documental e facilita a gestão de documentos das empresas clientes. Assim, as organizações conseguem cumprir prazos legais, atender auditorias e acessar informações de forma rápida e segura.
Então, conseguiu entender como deve ser feita a preparação e coleta de documentos? A Acervo conta com um processo muito claro, com etapas bem estruturadas e confiáveis.
Todas as empresas que contam com o serviço de guarda de documentos da Acervo conseguem economizar tempo e espaço físico, além de garantir a conformidade legal.
Achou interessante o processo? Se sim, aproveite para conhecer um pouco mais sobre como podemos ajudar sua empresa. Faça o download do nosso e-book gratuito “Guarda de Documentos Acervo: organização, economia e segurança jurídica para todas as empresas”. Temos certeza que será muito útil!
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