Ciclo de vida dos dados na LGPD

Com o surgimento da Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018, os processos envolvendo o recebimento, armazenamento e eliminação de informações se tornaram mais rigorosos. Por isso, é necessário se atentar para o ciclo de vida dos dados, ou seja, com o tratamento dessas informações enquanto estão sob o seu controle. 

Quando o ciclo de vida dos dados é conhecido, fica muito fácil se adequar à LGPD e, assim, evitar possíveis multas. Além disso, esse conhecimento é fundamental para os processos de gerenciamento de documentos em sua empresa ou instituição. 

Pensando nisso, a Acervo separou informações relevantes sobre o ciclo de vida dos dados, com cada uma de suas etapas. Confira!

O que é a LGPD? 

A LGPD tem como principal função dispor “sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.

Assim, as empresas e outras instituições, a partir da efetivação da Lei, precisaram, e ainda precisam, se adequar a uma série de exigências sobre as informações pessoais que são armazenadas em diferentes processos. 

Imagine, por exemplo, que você emite uma nota fiscal em nome de um cliente que é pessoa física. Ali estão várias informações sobre ele que precisam ser tratadas de forma adequada, não é mesmo? Afinal, qualquer descuido poderia implicar no vazamento desses dados, trazendo consequências para essa pessoa. 

Com a LGPD, as empresas passam a ser responsabilizadas, de forma muito mais efetiva, sobre a proteção desses dados, o que inclui multas por descumprimento das exigências. 

O Ciclo de Vida dos Dados

É no contexto de aplicação da LGPD, que conhecer todas as etapas de tratamento dos dados se torna fundamental. Segundo documento da Secretaria de Estado da Fazendo de Minas Gerais, o ciclo de vida dos dados, considerando as determinações da LGPD, segue as 5 etapas abaixo:

1. Coleta: a primeira etapa do ciclo diz respeito às formas de produção ou recepção do dado, seja em formato físico ou eletrônico. 
2. Retenção: na sequência, o ciclo inclui o armazenamento dos dados, em diversos meios (arquivo, banco de dados, documento físico ou digital). 
3. Processamento: essa etapa é muito importante, pois trata de tudo aquilo que pode ser feito com o dado, ou seja, classificação, reprodução, processamento, avaliação ou controle das informações, bem como possíveis modificações nos dados pessoais retidos na fase anterior.
4. Compartilhamento: nessa etapa, estão incluídos os processos de transmissão, distribuição, comunicação, transferência, difusão e uso compartilhado. 
5. Eliminação: a última etapa é a eliminação do dado, ou seja, sua exclusão do local onde foi armazenado, física ou eletronicamente. Caso esses dados sejam documentos arquivísticos, é preciso considerar o devido tratamento dele. 

É válido destacar que, para além da LGPD, existem outras legislações que tratam da guarda e gestão de documentos — e participam dos cuidados com os dados. Um exemplo importante é a Lei de Acesso à Informação, n. 12.527, de 18 de novembro de 2018. 

Por isso, para seguir todas essas exigências, a melhor opção é contar com uma empresa terceirizada, capaz de cuidar dos seus documentos e dados, como a Acervo. Além da adequação à LGPD, nossa empresa pode te auxiliar com todos os processos de gestão documental. Conheça mais em nossas redes sociais: Facebook, Instagram, YouTube e LinkedIn.