Dentro do universo da gestão documental, existe um conceito que costumamos chamar de ciclo de vida de documentos. Ele é necessário porque documentos têm “prazos de validade” — ou seja, depois de um certo tempo, eles podem passar a ser menos úteis e até se tornar completamente dispensáveis na rotina da empresa.
Foi para facilitar o armazenamento e, por consequência, processos diários de organizações que este conceito foi criado. Ao categorizar um documento específico em uma das fases do ciclo de vida de documentos, ele pode ser guardado em locais diferentes — sempre o local mais adequado de acordo com a fase em que ele está.
Neste texto, a Acervo fala um pouco mais sobre o ciclo de vida de documentos. Como ele é formado por 3 fases, nós as listamos e explicamos uma por uma, para que, assim, entendê- las fique mais fácil. Continue a leitura e confira!
A primeira fase do ciclo de vida de documentos, a fase corrente, é quando o documento tem a sua maior importância. É aqui que ele costuma ser consultado com mais frequência, o que faz com que seja fundamental que ele esteja próximo dos colaboradores que irão precisar dele.
Sendo assim, é indispensável que as informações contidas em um destes documentos não apresentem difícil acesso e estejam sempre à mão. Elas podem ser necessárias em vários dos processos rotineiros da empresa.
Um exemplo que podemos citar aqui é o tipo de documento folha ponto, pertencente ao RH, que permanece na fase corrente até o desligamento do colaborador.
Quando o documento passa para a segunda fase, a fase intermediária, ele continua sendo muito importante e consultado com certa frequência. Porém, ela cai bastante — ou seja, ele não é necessário diariamente como antes. Por outro lado, a recuperação das informações continua precisando ser o mais fácil possível (como sempre), e os documentos devem estar acessíveis.
Vale citar que esta fase é vista como uma espécie de “limbo” entre a primeira e a terceira. O documento que está aqui, dependendo do tipo que é e das informações que contém, pode nem vir a chegar à terceira fase; indo direto para o descarte.
Ainda usando o mesmo exemplo do item anterior, na fase intermediária podemos citar o tipo folha ponto após o desligamento do colaborador. O documento deve permanecer nesta fase intermediária por 52 anos. Depois disso, ele vai para a destinação final, ou seja, eliminação.
A última fase do ciclo de vida de documentos é aquela que chamamos de fase permanente. Os documentos que são classificados como permanentes não são mais consultados pelos colaboradores; mas eles devem ser mantidos mesmo assim, tendo um valor estritamente histórico.
Além disso, existem alguns documentos que, legalmente, nem podem ser eliminados. É por isso, além do valor histórico, que eles precisam continuar sendo posse da empresa. Porém, não é preciso que o acesso a eles seja tão facilitado quanto aos documentos consultados diariamente.
Exemplos que podemos citar aqui são atas de reuniões, contrato social, regimentos internos e estatuto.
E você, já sabia da existência do ciclo de vida de documentos? Conhecer o conceito pode ajudar e muito a gestão documental da sua empresa. Caso tenha gostado do texto e queira receber mais conteúdo da Acervo, não deixe de nos seguir nas redes sociais. Nós estamos no Facebook!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
