Muita gente ainda tem dúvidas sobre as obrigações da empresa quanto ao armazenamento, possibilidade de descarte e responsabilidade diante de vários aspectos jurídicos e contábeis. Pois se você está pensando em abrir um negócio ou já tem um em atividade, chegou a hora de conhecer sobre esse fator que traz muitos problemas aos empreendedores de todo o país.
O primeiro passo é quantificar o volume do acervo, de acordo com o CONARQ, e a cada 7 caixas, 1 metro linear é contado. Para qualquer eliminação de documentos, deve-se primeiro contatar uma subcomissão de avaliação para determinar se há necessidade de descarte. Aliás, essa comissão também determina a validez dos documentos de acordo com o Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivo.
Os documentos que estão a espera do descarte devem estar separados em caixas tipo box com etiquetas apropriadas que contenham lombadas específicas. O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deve sempre informar periodicamente acerca dos procedimentos de descarte de qualquer parte do acervo arquivado. Também deve ser gerado um Termo de Eliminação de Documentos, onde dados importantes relacionados ao processo de descarte serão informados.
Geralmente quem cuida do armazenamento de documentos que serão usados no futuro para qualquer atividade fiscal são os contabilistas, sendo necessário um contrato que esclareça essa responsabilidade entre as partes.
Caso não haja nenhum contrato, o contabilista que não se sentir responsabilizado por algum documento pode realizar uma notificação com o retorno dos mesmos dentro de um prazo de 30 dias para que a empresa pegue de volta o documento em questão. Se não houver nenhuma ação pela empresa, uma publicação no jornal de grande circulação será realizada. E se mesmo assim não dê certo, o contabilista pode colocar qualquer documento em juízo.
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