Sejam empresas públicas ou privadas a produção de documentos é diária e em grande volume, principalmente tratando de locais que trabalham diretamente com planilhas, processos e dados dos clientes. E como sabemos, elas precisam armazenar esses documentos em ambientes adequados para melhor organização e procura das informações.
O local mais conhecido para a guarda de documentos são os arquivos, espaços próprios para reunir as informações de forma segura. No entanto, o que muitas pessoas não sabem é que existem dois tipos de arquivos: arquivo público e arquivo privado e que eles são distintos na hora de armazenar os dados.
Para que você entenda a diferença entre arquivo público e privado a Acervo preparou esse conteúdo. Vamos explicar o que se trata cada um dos modelos, que tipo de documentos são armazenados e quais os principais objetivos. Confira abaixo!
Hoje, apesar dos avanços da tecnologia na gestão documental – com uso de ferramentas que digitalizam, armazenam os arquivos em nuvem, otimizam a procura e garantem maior proteção dos documentos contra extravios e danos aos arquivos, a utilização da matéria-prima (papel) ainda é necessária para diversas situações. Portanto, os arquivos são indispensáveis.
Assim como o nome sugere, o arquivo público é aquele onde constam as informações que competem ao Poder Público – Prefeitura, Governo do Estado, Governo Federal, Ministério Público, Justiça Federal, entre outros de esfera municipal, estadual e federal.
No arquivo público são encontrados documentos que contam a história dos poderes e, além disso, onde constam todos os dados que pertencem às áreas administrativas, legislativas e dados de nós cidadãos.
O arquivo público é vasto e, por isso, pode ser considerado uma das fontes de informações mais importantes. Afinal, a partir dele é possível beneficiar os gestores e nós cidadãos também.
Os gestores em organizar a transparência das atividades realizadas no governo e para os cidadãos em poder acompanhar e ter acesso aos dados e serviços, como, por exemplo, IPTU e emissões de certidões.
Diferente do que ocorre com o arquivo público, no arquivo privado são armazenados documentos a partir da pessoa física e/ou jurídica (empresa). O arquivo privado é aquele encontrado nos setores das empresas, onde constam informações do cliente e dados da própria empresa para acesso.
O arquivo privado serve para preservar os documentos da empresa como contas, planilhas, processos e outros dados em geral. No local é possível encontrar também documentos dos colaboradores para o melhor controle de gestão da empresa. O arquivo privado é de caráter particular, logo, somente pessoas autorizadas têm acesso.
Depois dessa explicação ficou mais fácil compreender a diferença entre arquivo público e privado, não é mesmo? Por isso, que tal conhecer os serviços de gestão documental da Acervo? Siga nosso Facebook e Instagram e saiba mais informações.
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