Ainda que umas mais e outras um pouco menos, empresas geram documentos diariamente. Com o tempo, eles se acumulam e, caso a empresa não tenha uma política de gestão de documentos bem definida, podem ficar desorganizados. Porém, muitos gestores ainda não sabem identificar se a organização de documentos físicos de sua empresa está sendo bem feita. Foi pensando nisso que a Acervo preparou este texto!
Na sequência, nós te mostramos alguns pontos que ajudam a descobrir se sua organização de documentos físicos está como deveria. Cada um dos 5 sinais descritos abaixo mostra o que pode acontecer se a organização não estiver em dia. Se você quer que os documentos de sua empresa fiquem sempre bem organizados, evitando problemas futuros, continue a leitura abaixo e entenda!
O primeiro passo para ter uma organização de documentos físicos bem feita é contar com uma equipe que saiba como lidar com este tipo de arquivo. Afinal, quem os manuseia todos os dias são justamente os funcionários. De nada adianta o gestor ter um bom conhecimento a respeito de boas práticas de organização se sua equipe não detém essas informações.
Algo que pode ser feito para mudar este cenário é justamente promover treinamentos sobre organização. E, caso o gestor não deseje, não há a necessidade de contratar profissionais para isso — basta que ele reúna todo o time e repasse seu conhecimento a ele, mostrando as práticas que devem ser adotadas e incentivando todos a as seguirem.
Este é o básico de qualquer tipo de organização (não só de documentos): é necessário que haja padrões. É através da utilização de um padrão que qualquer coisa pode ser organizada e, consequentemente, encontrada com maior facilidade depois. Quando estamos falando de documentos, existem algumas boas práticas que podem ser seguidas.
A primeira delas é o uso de pastas. Os documentos podem ser organizados em categorias, sendo que cada pasta será destinada a uma categoria específica (documentos pessoais, trabalhistas, financeiros, jurídicos, entre outros). Outra boa prática, que complementa o uso das pastas, é utilizar também as cores. Com elas, pode-se criar uma legenda, onde uma cor é correspondente a uma categoria de documentos, facilitando a procura posterior.
Temos aqui um problema gravíssimo. Se sua empresa tem documentos duplicados em uso, com certeza a organização de documentos físicos dela está sendo mal feita. Isso porque os documentos duplicados podem trazer consequências preocupantes para a empresa. Se um setor estiver usando uma versão menos atualizada por não saber que existe outra, todos os dados contidos nela podem estar errados, o que certamente causará confusões. Isso sem falar, é claro, no espaço físico extra consumido.
Sempre que houver a necessidade de atualizar um documento, a recomendação é eliminar a versão mais antiga e manter a nova. Caso necessário, outra indicação neste momento é avisar a respeito da mudança para quem mexe com os documentos.
De uma forma muito básica, o principal objetivo da organização de documentos físicos é facilitar a recuperação deles no futuro. Se a empresa em questão não consegue encontrar seus próprios documentos ou até mesmo tem alguma dificuldade no processo, temos aí um sinal de que a organização não está muito boa.
Nesse caso, não há dúvidas de que algo deve ser feito. Além de facilitar a vida de todos, há ainda a questão da economia de tempo. Colaboradores, ao invés de demorarem buscando documentos, podem dedicar mais tempo para outras atividades que realmente tragam lucro para a empresa.
Por fim, mais um fator que indica que a organização de documentos físicos da empresa não está entre as melhores é o fato de nunca ter havido a procura por um serviço especializado em gestão da informação. Empresas como a Acervo são capazes de realizar a organização de documentos mais adequada, oferecendo serviços pensados individualmente para cada caso, sempre trazendo soluções personalizadas.
Além do próprio serviço de organização de documentos físicos na sede da empresa, outras soluções que também ajudam a organizar as informações da empresa são a digitalização, o GED e a guarda física dos documentos aqui mesmo na Acervo. Sem dúvidas, qualquer uma dessas soluções é capaz de trazer a organização que as empresas tanto precisam.
Caso queira contar com algum destes serviços ou simplesmente conhecer um pouco mais a respeito deles, entre em contato com a Acervo agora mesmo! Nós estamos disponíveis para tirar suas dúvidas e mostrar o que há de melhor no mercado para você!
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