Foi-se o tempo em que um arquivo era um amontoado de papéis empoeirados e desorganizados em uma sala da qual todo mundo fugia. Apesar deste ser o retrato de boa parte das empresas ainda nos dias de hoje, o correto arquivamento de documentos pode ajudar sua empresa na relação com essa papelada toda, bem como ajuda a eliminar documentação fora do prazo de validade, a encontrar documentos importantes com mais rapidez e ainda otimizar o uso da estrutura física da empresa.
Já trouxemos a questão à tona outras vezes, mas hoje vamos dar algumas dicas simples para que o arquivamento de documentos na sua empresa não seja um problema.
Separe toda documentação por categorias amplas. Alguns exemplos são as categorizações macro a partir da ordem alfabética ou ano do documento. Isso ajuda a iniciar a classificação e dar um panorama melhor de como prosseguir.
Certifique-se de ter um arquivo suspenso para cada categoria macro, onde você poderá armazenar as pastas e estabelecer toda organização.
Nos arquivos suspensos vão as pastas correspondentes a cada categoria. Um bom exemplo de como ficaria isso é ter um arquivo Contas. Dentro dele uma subcategoria contendo o ano (Contas > 2010). Outras subcategorias podem ser criadas para tornar a busca mais simples podendo ficar Contas > 2010 > Conta de Luz.
Se um mesmo documento pode ser enquadrado em mais de uma categoria, o ideal é escolher uma e anexar uma referência cruzada.
Não espere acumular diversos documentos para guardá-los em suas respectivas pastas. Se puder, faça o arquivamento de documentos diariamente e evite perdas e outros prejuízos.
Com essas dicas simples em mão você pode iniciar um melhor relacionamento com seus documentos. Se preferir, pode contar com a ajuda da Acervo e seu serviço de organização de arquivos. São mais de 20 anos de atuação no mercado que garantem o melhor atendimento, com uma relação custo-benefício que você não vai acreditar. Faça contato e confira!
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