Para muitos pode não ser uma questão de primeira necessidade, mas o arquivo sempre fará parte do cotidiano da sua empresa e, mais cedo ou mais tarde, o pouco esforço em mantê-lo organizado pode cobrar caro.
Soluções como a terceirização da guarda e gestão de documentos, atualmente, se mostram viáveis para empresas de todo porte, melhorando o seu relacionamento com a documentação e até reduzindo custos. Contudo, algumas dicas simples podem ajudar na missão de ter êxito no gerenciamento de arquivos por meio de recursos internos.
Neste material é que eles são mais conhecidos, mas pode ser de madeira, plástico ou qualquer matéria-prima de sua preferência. O importante é ter um móvel específico onde você possa depositar de forma organizada e lógica todo material que precisa ser arquivado. Isso evita ficar a procura de documentos espalhados por gavetas e pastas avulsas.
Seja pela aquisição de um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) ou ferramentas mais simples como uma simples pasta compartilhada no e-mail da empresa, a digitalização contribui muito na celeridade do processo para encontrar arquivos. Além de facilmente organizável, a digitalização e disponibilização via internet torna esse arquivo acessível a qualquer momento e de qualquer ponto com conexão à rede.
No caso do que for digitalizado, é importante manter backup de tudo para minimizar o risco de perdas. Atualize com regularidade, mantenha esses arquivos na internet, no computador e também em um pendrive ou HD externo para garantir que tudo estará disponível no momento de necessidade.
Dentro do arquivo físico é preciso criar algumas regras. Pastas são sempre bem vindas e nelas é preciso segmentar os documentos por data (ano/mês/semana, dependendo do volume), tipo (contratos/contas/impostos) e outras classificações que possam ajudar na hora de encontrar o que procura.
Diariamente, reserve um momento – normalmente 15 minutos podem ser suficientes – para arquivar adequadamente o que se acumulou, colocar nas pastas certas, criar novas se preciso. Enfim, não adianta nada criar um sistema se não existir frequência na manutenção do arquivo de sua empresa.
Seja você, um funcionário ou mais de um, é importante deixar claro que ficará responsável pela manutenção do arquivo. Isso ajuda na hora de cobrar e evita que muitas pessoas tenham acesso aos documentos.
São dicas simples, mas que podem ajudar muito no dia a dia de escritórios e demais ambientes empresariais. Caso opte por deixar na mão de profissionais, a terceirização é sempre uma boa ideia. Para conhecer outros bons motivos, leia também o post ‘Aumente o rendimento de sua empresa terceirizando a organização de arquivos’.
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