Já está claro que um fator fundamental para melhorar a produtividade da sua empresa é a organização! E ela pode começar a mudar com pequenas atitudes, como por exemplo, acabar com as pilhas de papéis que ficam cada vez mais difícil de manter em ordem.
Uma empresa pode utilizar quantos métodos organizacionais forem necessários, sejam eles por ordem alfabética, ordem geográfica, ordem numérica e ordem ideográfica. Vem conferir:
Método de arquivamento padronizado variadex – tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes, ou seja, consiste em dar cores a um grupo de letras para buscar a informação. Cada sequência de letras recebe uma cor específica.
Numérico simples – é necessário que seja realizada uma consulta antes ao índice ou arquivo de fichas para localizar o número atribuído ao assunto em questão. Os documentos recebem um número de acordo com a sua ordem de entrada ou registro no arquivo, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
É indicado quando o objetivo é ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, que pode envolver uma busca por região, estado, município, bairro, rua ou local específico.
Esse método ordena os documentos por assuntos. A classificação é feita pelos assuntos básicos ou temas que admitem diversas composições.
nesse caso, deve ser observado não somente a ordem numérica mas também a data de produção do documento ou ao período a que se refere.
Nesse post indicamos 5 métodos simples de organização de documentos físicos para você começar agora mesmo. Esses pequenos passos vão ajudar você no dia a dia, tanto na questão da otimização do tempo, quanto a desempenhar suas atividades com mais agilidade.
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