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4 vantagens de digitalizar documentos de sua empresa

Todos os dias o volume de documentos que sua empresa produz aumenta? Como organizar toda essa quantidade de papéis? O avanço da tecnologia permitiu a digitalização de documentos, uma solução capaz de dar fim à necessidade de documentos físicos, fazendo com que os fluxos de trabalho se tornem mais eficientes e seguros.  

Muitas ações empresariais ocorrem em diversos lugares, o que pode comprometer a segurança dos documentos. Contratos são assinados no balcão de vendas, validados em mesas de operação e algumas vezes executados em tribunais. São nessas situações que, o fato de contar com a digitalização de documentos e a possibilidade de acesso aos mesmos por computador conta muito, pois não se tem a necessidade de esperar por malotes, enviar cópia do mesmo documento para vários lugares ou até mesmo perdê-lo.

Além dessas vantagens, você sabe quais facilidades a digitalização pode trazer para seu negócio? Separamos alguns benefícios de fazer esse processo.

Vantagens de digitalizar documentos de sua empresa

1. Economia

Armazenar grande volume de papéis pode gerar um custo muito alto. Com a digitalização, os custos com impressão de papéis diminuem e, com uma maior economia, fica mais fácil comprar uma impressora para poder digitalizar esses documentos.

2. Segurança

Com o uso da digitalização, o risco dos documentos da empresa serem perdidos cai significativamente. A digitalização previne a perda em várias ocorrências como: enchentes, incêndios ou até um acidente como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa. 

3. Facilidade de acesso

Com a digitalização, fica muito mais fácil acessar o material, já que isso pode ser feito de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet. Você também pode compartilhar esses documentos com outras pessoas de forma rápida e segura. Mais uma vez você ganha tempo e economiza dinheiro!

4. Promove consumo sustentável

Além dessas vantagens para seu negócio, a digitalização de documentos também contribui para a sustentabilidade ambiental, já que diminui o uso de papéis em seu escritório.

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