Podemos fazer uma analogia quando falamos de arquivamentos de documentos, estes arquivos podem ser chamados de memória do cérebro administrativo, que é onde consta tudo que foi aprendido, realizado e ainda está no processo de conclusão. Por aí já temos a dimensão da importância de uma organização na hora do arquivamento.
Para organizar e tornar o dia a dia mais prático, algumas técnicas são essenciais na hora de organizar esses arquivamentos.
É simples, você precisa apenas estabelecer um local e toda a documentação deve constar ali. No caso de empresas maiores, esse local de arquivamento pode ser uma sala inteira, ou ainda é possível contratar uma empresa que faz o armazenamento de arquivos que é chamado de Guarda Física. Quer saber se vale a pena armazenar documentos na sua própria empresa ou terceirizar esse serviço? Use nossa calculadora de benefícios e descubra.
Existem diversas formas possíveis de organização das pastas, porém datas, temas e clientes são as mais funcionais. Além disso, é possível criar um sistema de etiquetas e códigos de barras, mas isso é mais viável em caso de empresas maiores onde a procura, e o uso dos documentos tem um fluxo maior.
Não é necessário contratar uma pessoa para tomar conta apenas dos arquivos, mas delegar essa função para quem tem mais disponibilidade de tempo na empresa, é uma maneira de ter um controle maior da organização e da qualidade dos documentos arquivados.
É isso mesmo, a internet está aí para tornar a nossa vida mais fácil. Existe um serviço chamado de Cloud Computing que é onde podemos salvar os documentos criando pastas segmentadas, e já começando a organização a partir daí. Interessante não é? A Acervo oferece uma solução deste tipo chamada Acervo CloudFile, que é um sistema ECM (Eletronic Content Management) de alta qualidade e 100% web, que permite a publicação, digitalização e total controle sobre seus arquivos e documentos via internet.
O sistema permite gerenciar todos seus documentos em uma única aplicação, ágil e robusta o suficiente para atender os departamentos mais variados, através de uma interface simples e intuitiva, agilizando a rotina operacional de sua empresa.
Fique atento gestor/administrador, pois as empresas que conseguem manter estas técnicas de arquivamento sempre organizadas, têm como benefício uma maior qualidade nos serviços prestados, assim como também a produtividade e a lucratividade. E lembre-se, embora parar pra organizar tudo seja um pouco trabalhoso, o resultado compensa!
Se a organização de arquivos da sua empresa ficou muito complexa, ou não há a possibilidade de fazer esse processo internamente conte com a ajuda de um profissional. Nós da Acervo somos referência em gestão documental há 24 anos. Como podemos ver, o arquivamento correto não é tão simples, demanda tempo e conhecimento específico. Faça um investimento na rotina da sua empresa, nosso sistema é prático e eficiente, garantindo preservação total das informações. Saiba mais sobre o serviço de organização de arquivos Acervo.
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