José Carlos é diretor de uma empresa de tecnologia. Seu negócio vai muito bem, está crescendo rápido e um novo desafio se apresenta: a gestão documental. Com um volume maior de serviços oferecidos, contratos, fornecedores e outras contas, é imprescindível cuidar bem dos documentos para evitar prejuízos – como pagamento de contas em duplicidade – e facilitar seu manuseio nos momentos de necessidade.
Para fazer isso, José Carlos pode seguir dois caminhos. Terceirizar os serviços de organização e guarda de arquivos – parte ou completamente -, ou então resolver internamente a questão.
Se optar pela segunda opção, quais ferramentas podem ajudar José Carlos a conseguir um bom padrão na gestão documental?
Em plena era digital, por que seguir consultando seus arquivos físicos? Um bom scanner – como os scanners Canon – vai permitir a digitalização de documentos, evitando o desgaste dos originais e facilitando o processo de busca nesse arquivo.
A digitalização de documentos pode ser associada a um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que vai permitir trabalhar em um ambiente compartilhado e com hierarquias de acesso.
Outro ponto importante da gestão documental é saber o prazo de guarda – saiba mais – dos documentos, para dispensá-los no momento certo e não ficar acumulando papéis desnecessários. E para a correta eliminação desses documentos o ideal é contar com uma boa fragmentadora – como as fragmentadoras Fellowes -, para que informações sobre sua empresa não caiam em mãos erradas.
O bom e velho organizador de arquivos. Com tudo digitalizado o manuseio fica muito mais simples e você pode deixar os documentos físicos seguros em um desses arquivos. Separar em pastas por datas e assuntos (ex: 2017>contas de luz) vai ajudar você a se organizar tanto na hora de dar entrada em novos documentos, quanto na hora de saber o que já se pode descartar.
Outra possibilidade para o empresário José Carlos é delegar essas atribuições a empresas como a Acervo, com amplo know how na área e soluções diversas para negócios de todo porte. Se identificou com a história. Não perca tempo, encontre seu caminho e comece a fazer hoje a gestão documental adequada da sua empresa!
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