A organização de documentos é algo essencial para garantir uma boa gestão em qualquer empresa. No entanto, estabelecimentos médicos possuem suas particularidades, e é preciso pensar em soluções personalizadas para garantir o sucesso da gestão documental nesses locais. Foi pensando nisso que a Acervo separou 4 dicas de organização de documentos para clínicas.
Na sequência, você poderá acompanhar cada uma dessas dicas e entender como colocar todas elas em prática. Continue a leitura e confira!
Por mais bem feito que seja o armazenamento dos arquivos em papel, eles irão continuar correndo riscos. Os documentos físicos podem ser perdidos ou sofrer com deteriorações; qualquer que seja o problema, os dados presentes acabam ficando vulneráveis e a clínica pode sofrer muito com isso no futuro.
Por isso, avalie guardar as informações mais importantes da clínica na nuvem. Assim, mesmo que ocorra algum problema com os papéis, esses dados continuarão seguros. Documentos como laudos e imagens de pacientes devem estar entre as prioridades, especialmente levando em conta as novas diretrizes estabelecidas pela LGPD.
Documentos possuem um “prazo de validade”. Dependendo do documento, ele pode ser eliminado depois de um tempo. Quando consideramos o grande volume de arquivos que fazem parte de uma clínica, eliminar uma parte periodicamente pode ajudar muito na manutenção da organização.
A Acervo elaborou um material gratuito que lista os documentos mais importantes que fazem parte da rotina de empresas diversas e o tempo necessário para que eles possam ser eliminados. Você pode baixar este material completamente de graça em nosso site através deste link.
Quando falamos em “organização de documentos para clínicas”, a primeira coisa que vem à mente é a organização física. E nós temos uma dica para isso também. Com o objetivo de deixar todos os documentos muito bem organizados, uma das melhores soluções é investir em arquivos suspensos.
Com eles, basta manter uma boa disciplina organizacional para evitar que os documentos se acumulem em cima das mesas. Tudo pode ser armazenado seguindo uma ordem lógica, o que facilita imensamente a recuperação das informações quando ela for necessária.
Por fim, nossa última dica de organização de documentos para clínicas vem com o objetivo de dispensar de vez a necessidade de lidar diariamente com documentos físicos e todos os transtornos que eles trazem: a utilização de um sistema de gestão eletrônica. O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) permite que a empresa digitalize todos os arquivos e possa gerenciá-los sem nem precisar chegar perto dos arquivos físicos.
Com isso, tudo fica muito mais fácil, ágil e seguro para todos. Tanto médicos quanto outros colaboradores da clínica conseguem acessar os dados rapidamente, bastando fazer uma busca pelas informações desejadas. Além disso, a criptografia usada pelo software faz a segurança aumentar consideravelmente.
E se você realmente quer promover uma boa organização de documentos para clínicas, por que não contar com uma empresa especialista no assunto? A Acervo oferece diferentes serviços, entre eles a organização de arquivos físicos e a digitalização de documentos. Entre em contato conosco e conheça todas as nossas soluções para sua clínica!
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