Armazenar os documentos da empresa de maneira que eles estejam acessíveis e facilitem a realização de processos é um dos passos mais relevantes da gestão da informação. Muitas são as empresas e os setores que devem adotar um armazenamento adequado: basta ter a produção de documentos em um nível elevado. Neste texto, a Acervo explica mais detalhes especificamente a respeito da guarda de documentos em bancos.
A guarda de documentos em bancos, assim como em qualquer outra empresa, surge como uma alternativa para organizar as pilhas de papéis em um local especialmente destinado a elas, evitando que os funcionários fiquem confusos. Ainda que a digitalização e o GED também se apresentem como boas opções, documentos físicos não podem simplesmente ser descartados; eles devem ser guardados.
A Acervo, inclusive, disponibiliza todo um material no qual falamos sobre o tempo mínimo de guarda de cada tipo de documento, para que você não sofra com dúvidas. Este material pode ser baixado gratuitamente através deste link.
É por isso que guardar os documentos é indispensável. Para acompanhar mais informações sobre a guarda de documentos em bancos, incluindo suas 3 principais vantagens, continue a leitura do texto abaixo!
Notas fiscais, contratos e comprovantes de pagamento são apenas alguns dos documentos que são gerados diariamente por qualquer banco. Quando paramos para pensar, podemos ver que o volume de arquivos criados é gigantesco; e ficar com todos eles sem o mínimo de organização não traz nada que não sejam problemas.
É, basicamente, a combinação de dois fatores — os quais já citamos — que faz a guarda de documentos em bancos ser tão importante. São eles o alto volume de produção de documentos e a obrigação de mantê-los por pelo menos alguns anos. Por outro lado, ela também possui suas vantagens. Acompanhe:
A importância de ter todos os documentos para casos jurídicos não é uma novidade e nem um segredo para nenhuma empresa. Com os bancos, porém, o caso tem mais agravantes ainda. Clientes insatisfeitos buscando algum tipo de compensação são uma realidade bem recorrente, e é apenas com todos os documentos em mãos que o banco terá possibilidade de se defender.
Atendimentos para aberturas de contas e outros processos que vão além dos pagamentos e depósitos podem ser demorados. Por exigirem muitos documentos, eles fazem com que os funcionários responsáveis pelos documentos precisem ir de um lado para o outro atrás dos arquivos necessários.
A guarda de documentos em bancos promove a organização desses processos, tornando o trabalho e, consequentemente, o atendimento mais rápidos.
Esta última vantagem complementa a primeira. Não é só de extrema importância ter todos os documentos guardados por um tempo determinado para garantir a segurança jurídica e fiscal; eles precisam estar em bom estado. Deixar os arquivos guardados em um ambiente adequado, especialmente destinado a eles, aumenta a durabilidade e diminui os riscos.
Entendeu as vantagens da guarda de documentos em bancos? Para implementá-la, por que não contar com uma empresa com mais de 25 anos de mercado? Entre em contato com a Acervo hoje mesmo e conheça as soluções!
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