A gestão documental é algo que ainda gera dúvidas entre os empreendedores e gestores empresariais. Falta de conhecimento? Falta de uma empresa confiável para gerir as informações com segurança? Alto custo? Estas costumam ser algumas das justificativas. O importante é que, por conta disso, muitas empresas acabam dando o destino errado para os documentos produzidos, causando, às vezes, situações de risco trabalhista e fiscal.
A gestão documental, além de não ser algo caro, é um investimento que, com certeza, trará custo-benefício e produtividade ao seu empreendimento. Ela é indicada para empresas que buscam armazenar e organizar seus documentos de forma segura, possibilitando uma busca e compartilhamento mais rápidos; tudo na tela do computador, smartphone ou tablet.
Mas, afinal, para quais empresas a gestão documental é indicada? Quais situações são adequadas? Quais as suas vantagens? Quais os riscos que a empresa corre sem um serviço de gestão documental? Para responder essas e outras dúvidas, a Acervo separou algumas dicas. Confira!
Já imaginou organizar todas as informações dos pacientes que estão internados ou que já passaram pelo hospital? Difícil, não? Para isso, seriam necessárias muitas pastas e arquivos. Hoje, isso não é mais preciso, pois a gestão de documental consegue suprir toda a demanda sem muito esforço e, o principal, com segurança.
Contratos de locação, compra e venda de imóveis, documentos dos clientes. Ufa! As imobiliárias produzem diariamente muitos documentos e arquivos. Portanto, para armazenar tudo isso só com um sistema eficiente como a gestão documental.
A demanda de documentos produzidos pelos escritórios de contabilidade e advocacia é muito grande. Diariamente são feitos e protocolados processos, contratos, planilhas de contas, entre outros. Documentos importantes, sigilosos e que precisam ser armazenados com a segurança da gestão documental.
Dica importante: Vale lembrar que todas as empresas, sejam grandes ou pequenas, independente do setor e que produzem muitos documentos importantes, necessitam de um sistema de qualidade, seguro e prático para agilizar o dia a dia das repartições.
Os documentos e arquivos podem ser considerados como patrimônios das empresas. Dados cadastrais, registros de procedimentos internos, contratos de clientes e fornecedores e dados cadastrais são informações importantes e que precisam ser guardadas a sete chaves. Confira algumas das vantagens abaixo:
Sua empresa conta com algumas dessas situações? Provavelmente sim! Nesse caso, adquira já o serviço de gestão documental da Acervo. Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.
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