Você sabe o que é gestão documental? Gestão documental é basicamente, uma forma de armazenar adequadamente informações relevantes para um bom funcionamento de uma empresa. Essa gestão pode ser feita internamente ou pode ser terceirizada, por exemplo a Acervo que é uma empresa de gerenciamento de informação oferece pacote completo com organização, digitalização, microfilmagem e guarda de documentos.
Mas como e quando identificar que a empresa precisa de uma gestão documental? Listamos aqui alguns indicadores, que apontam a necessidade de investir nesse ramo.
1. O indicador mais comum nas empresas é o acúmulo desorganizado de documentos: se você percebe que não tem mais espaço físico para guardar seus documentos, significa que está na hora de passar essa responsabilidade para alguém experiente na área e liberar esse espaço físico para melhorias na empresa.
2. Outro forte indicador é a ineficiência administrativa: se os processos estão lentos dentro da empresa, por falta de organização de documentos, isso pode ser um agravante em relação a produtividade. Se os arquivos estiverem bem organizados e disponíveis a qualquer hora, o processo da procura por esses documentos se torna fácil e simples.
3. E o maior e mais claro motivo para aderir a gestão documental é: segurança! A informação é o maior tesouro de uma empresa e deve ser tratada como algo muito valioso, portanto segurança de informação deve ser um ponto chave na organização empresarial. Se você já sentiu falta de algum documento, que pode ter sido perdido, extraviado ou algo do tipo – esse é o principal indicador que está mais que na hora de terceirizar a gestão documental.
Existem inúmeros motivos para você contratar um serviço de gestão documental para sua empresa. Na hora de contratar uma empresa, certifique-se de que ela é responsável e tenha boas referências como a Acervo.
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