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3 dicas para não perder documentos

A perda de documentos é uma situação séria. Além de causar problemas óbvios, expondo a empresa aos riscos de perder informações importantes e ter a própria imagem manchada, a perda também pode custar caro — financeiramente falando — ao longo dos anos. Por isso, é de extrema importância saber como não perder documentos. Se a sua empresa apresenta dificuldades com isso, hoje a Acervo ajuda a resolver o problema.

Na sequência deste texto, nós te explicamos um pouco mais detalhadamente por que não perder documentos — focando na importância da segurança da informação e no custo que o papel pode ter para uma empresa — e, por fim, damos 3 dicas mais práticas de como não perder documentos.

Continue a leitura abaixo e confira!

Por que não perder documentos

Existem, basicamente, três grandes motivos para evitar a perda de documentos. Um deles é a segurança dos dados. Toda empresa produz documentos; e muitos desses documentos contêm informações pessoais de terceiros — sejam eles os colaboradores, os fornecedores ou os clientes. 

Quando um documento é perdido e a empresa não pode mais afirmar que é detentora dele, esses dados automaticamente não estão mais seguros. Além de o dono ter a possibilidade de ser prejudicado com essa perda, a credibilidade da empresa também é ameaçada.

Outro motivo — e que, inclusive, é um dos maiores riscos da perda de documentos — é não ter as informações necessárias para apresentar provas em processos. Quando este tipo de dado é perdido, a empresa em questão pode se encontrar envolvida em problemas de altas complexidades; tudo isso graças à perda de documentos.

Já o terceiro é diretamente financeiro. De acordo com um estudo feito por uma empresa da Pearson Education, cada funcionário norte-americano consome, em média, 10 mil folhas de papel por ano. Quando colocamos este número em valores médios, uma empresa com 15 funcionários gasta pelo menos 6 mil reais em papel a cada ano. Isso sem contar as perdas.

Quando os documentos são perdidos e precisam ser impressos novamente, é mais dinheiro que entra na conta. E uma coisa é fato: ninguém quer ter que gastar ainda mais comprando papel.

3 dicas para não perder documentos

Sendo assim, é importante saber como não perder documentos. Acompanhe nossas dicas:

1. Contrate um serviço de organização

A providência mais básica que se pode tomar para evitar a perda de documentos é fazer a organização dos mesmos. A organização de documentos é algo relativamente simples, mas que pode evitar grandes problemas no futuro. Afinal, quando tudo está organizado com uso de indicadores de divisão, a recuperação é muito facilitada.

Porém, quando falamos que o serviço “relativamente simples”, é porque ele pode, sim, vir a apresentar dificuldades para quem não entende tanto do assunto. É por este motivo que o mais recomendado é a contratação de uma empresa especializada no assunto. É ela quem saberá lidar com todo o arquivo da forma correta e organizá-lo da forma mais eficaz.

2. Tenha regras de gestão muito bem definidas

É preciso reforçar, no entanto, que não basta simplesmente contratar um ótimo serviço de organização para que todos os problemas estejam resolvidos. Tudo que é organizado pode muito bem ser bagunçado novamente — e, com isso, as consequências de um arquivo sem organização voltam a ser uma realidade e um problema em potencial.

Por isso, depois que a organização (ou qualquer outro serviço que resolva seus problemas) for feita, é fundamental que uma política de gestão de documentos adequada seja implementada. Os colaboradores da empresa devem ser orientados a aplicar melhores práticas de gestão documental, para que o risco da perda não seja mais uma preocupação.

3. Considere a digitalização

Por fim, outro método similar à organização dos arquivos, mas com resultados ainda mais expressivos: a digitalização dos documentos. Mais expressivos porque ainda que organizar diminua consideravelmente a incidência de perdas, elas ainda podem acontecer enquanto o colaborador responsável mexe com o documento.

Quando eles são digitalizados, esse risco simplesmente some. Isso porque a necessidade de mexer com documentos físicos é eliminada; toda a recuperação de informações passa a ser feita pelo software onde as informações ficam armazenadas. Aqui, os documentos não só ficam mais seguros, como toda as operações com eles ficam muito mais ágeis.

Tanto a digitalização quanto a organização são alguns dos serviços oferecidos pela Acervo; assim como a guarda física, outra opção para não perder documentos. Se você imagina que alguma dessas soluções pode ajudar sua empresa, entre em contato conosco hoje mesmo e veja tudo que podemos fazer por você!

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