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3 dicas de gestão de documentos hospitalares

Existem negócios que simplesmente não podem abrir mão de uma boa gestão de documentos. Um exemplo que podemos citar aqui são as instituições de saúde — especialmente os hospitais. E é exatamente por isso que este texto na sequência trata da gestão de documentos hospitalares.

Começamos mostrando por que a gestão de documentos hospitalares é tão fundamental e, após isso, listamos 3 dicas que irão ensinar como realizar a melhor gestão de documentos hospitalares possível.

Continue a leitura e confira!

Por que a gestão de documentos hospitalares é importante?

Nós já falamos sobre isso algumas vezes por aqui: hospitais estão entre as empresas que mais geram documentos diariamente. Isso porque qualquer pequeno cadastro de pacientes, contendo dados sobre ele, já é considerado um documento.

Tendo isso em mente, é muito fácil imaginar a quantidade de dados que um hospital detém, certo? Sem uma boa gestão de documentos, grande parte dos processos internos do local são prejudicados — o que pode causar erros graves, incluindo até mesmo erros cirúrgicos capazes de colocar a vida do paciente em risco.

E isso tudo sem considerarmos um detalhe importante: a LGPD, que entrou em vigor recentemente devido a uma decisão do Senado. Quando a consideramos, possuir uma boa gestão de documentos hospitalares se torna algo ainda mais importante, não apenas para a organização do hospital e suas funções, mas também para assegurar que ele esteja dentro da lei.

3 dicas de gestão de documentos hospitalares

1. Aplique a utilização do prontuário eletrônico

Prontuários médicos são os documentos que contêm todas as informações do paciente. E, como o próprio nome já sugere, prontuários eletrônicos nada mais são que a versão digital desses documentos. Eles devem ter as mesmas informações que o arquivo físico teria, com o diferencial de que economizam papel e facilitam a gestão.

É preciso, contudo, atentar-se a um detalhe. Não basta simplesmente elaborar uma versão digital do prontuário e começar a usá-la. Ela deve reproduzir todos os dados do original, ter um certificado digital ICP-Brasil e ficar bem armazenada em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) — sobre o qual falaremos depois.

2. Digitalize os documentos físicos existentes

Começar a utilizar documentos nato-digitais, ou seja, que já nasceram no ambiente online e que não têm uma versão física, é uma das soluções para melhorar a gestão de documentos hospitalares; mas não é a única. Outra ação que pode ser colocada em prática é digitalizar os documentos antigos.

Com isso, a gestão facilitada que citamos no tópico anterior fica ainda maior, já que versões originais em papel não precisarão mais ser utilizadas. Todas as informações podem passar a ser consultadas digitalmente — o que, além de agilizar essa consulta, ainda economiza o espaço físico do local e as enormes quantidades de papel normalmente usadas.

3. Faça o gerenciamento através de um software

A gestão digital é, com certeza, a melhor solução para a gestão de documentos hospitalares mais eficiente possível. Contudo, você imagina qual é melhor forma para realizar este tipo de gerenciamento? Sem dúvidas, estamos falando de um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Ele é um software desenvolvido especialmente com este objetivo, tornando toda essa parte de gestão digital muito mais fácil. Algumas empresas, inclusive, atuam com os dois serviços — tanto a digitalização dos documentos quanto o fornecimento do software.

A Acervo é uma delas! Se você quer digitalizar seus documentos para ter uma ótima gestão de documentos hospitalares, entre em contato conosco e veja o que podemos fazer por sua instituição de saúde!

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