Sabe aquela situação chata, que perdemos horas procurando algum documento? Ou que perdemos um bom negócio por falta de um arquivo? Então, você pode acabar com um prejuízo e tudo isso por falta de organização. Não seria muito mais prático e vantajoso esquecer essa história de ficar correndo atrás de caixas e mais caixas de documentos e começar a se organizar melhor?
Então, listamos algumas dicas de como organizar arquivos da sua empresa:
O primeiro passo é conseguir unir todos os documentos e arquivos em um só lugar, pode ser em uma estante, uma sala ou um armário. O importante é juntar todos em um mesmo espaço, para evitar que se espalhem e acabem se perdendo.
Para ajudar na hora de separar esses arquivos, existem alguns materiais que são ótimos para ajudar na organização, como por exemplo etiquetas, pastas e caixas. Eles vão permitir que você nomeie e separe por grupos os seus arquivos, de maneira que fique mais fácil identificar – pode ser por datas, por tipo de documento, por empresa, por nome de cliente, como preferir.
Geralmente vira bagunça quando mais de uma pessoa fazem uso de um mesmo arquivo, sem se preocupar em manter uma linha de organização. Então seria interessante ter alguém responsável por essa demanda, que mantenha os arquivos organizados, assim fica muito mais fácil de manter o controle.
Seguindo esses passos básicos a organização dos documentos da sua empresa, ficará muito melhor e mais acessível. Porém, vai chegar uma determinada hora que mesmo com essa organização interna, você vai sentir a necessidade de buscar um especialista para cuidar disso. E é aí que a Acervo entra, para garantir todas as vantagens de terceirizar esse serviço, permitindo que você tenha mais espaço físico, economia de tempo, de dinheiro e melhorando a eficiência dos seus serviços.
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