Em meio a tantas definições e assuntos que envolvem a tecnologia e a inovação por trás da gestão da informação, muitas vezes alguns conceitos mais básicos acabam sendo deixados de lado. Contudo, eles continuam sendo importantes — e também devemos falar a respeito deles. Foi pensando nisso que a Acervo preparou um texto dedicado a explicar os tipos de arquivo.
Na sequência deste post, nós relembramos o que é um arquivo e listamos e explicamos os principais tipos de arquivo, incluindo corrente, central, intermediário e permanente. Continue a leitura abaixo e confira!
Antes de discorrermos sobre os tipos de arquivo, é importante começar com a definição do que é arquivo. De acordo com a explicação mais simples e básica, um arquivo é o conjunto dos documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.
Basicamente, todas as pessoas e todas as empresas têm um arquivo. No caso específico das empresas, nós sabemos que elas produzem documentos diariamente — documentos estes que podem vir a ser necessários na comprovação de alguma informação qualquer. É justamente por isso que o arquivo de uma empresa deve ser cuidado com bastante atenção
No caso das pessoas físicas, o conceito se torna um pouco mais básico. Ao ter uma parcela de seus documentos pessoais reunidos em um local (RG, CNH, certidões, entre outros), já pode-se dizer que, de certa forma, temos um exemplo de arquivo pessoal.
Após relembrarmos o que é arquivo, seguimos para os tipos de arquivo. São eles:
Um arquivo central é a unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos aos quais os documentos devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento.
É, basicamente, quem controla todos os documentos que chegam e decide o que deve ser feito com eles e para onde eles devem ser destinados.
Também chamado de arquivo de gestão, o arquivo corrente é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais eles foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados.
Em outras palavras, são documentos que estão sempre ao alcance, justamente por serem constantemente consultados para aferir as informações que estão neles.
Um arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários do arquivo corrente, mas com um uso pouco frequente (diferente do anterior), que aguardam, em local de armazenamento temporário, sua destinação final. Este tipo, entre os tipos de arquivo, serve exatamente para o que o próprio nome sugere.
Se tomarmos os tipos de arquivo como um ciclo de vida dos documentos, o arquivo corrente é a primeira fase, em que os documentos são consultados com frequência. Depois, eles são encaminhados para o arquivo intermediário, quando não são mais utilizados.
E, por fim, o “ciclo” se encerra no arquivo permanente, que é um conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. Normalmente são os documentos que já possuem mais de 25 anos e não são utilizados, mas que precisam ser mantidos por serem muito importantes.
Um dos grandes exemplos que podemos citar aqui são os documentos históricos. Eles não são mais utilizados mas continuam tendo um grande valor para a empresa.
E você, já conhecia os tipos de arquivo? Gostou de saber mais sobre este assunto? Se tiver gostado e quiser continuar recebendo conteúdo, não deixe de acompanhar a Acervo no Facebook!
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