Empresas menores, independentemente do tamanho que têm, possuem as mesmas — e, em alguns casos, até mais — obrigações que grandes empresas. Entre as atividades que fazem parte da rotina, a gestão de documentos em pequenos negócios é algo que podemos citar. Afinal, empresas pequenas também produzem sua cota de documentos.
Foi pensando nisso que a Acervo preparou um texto específico falando tratando da gestão de documentos em pequenos negócios. No restante do conteúdo abaixo, você poderá ver a importância das empresas menores no cenário empresarial brasileiro, além, é claro, das 3 dicas para a gestão de documentos em pequenos negócios. Confira!
Antes de abordarmos a gestão de documentos em pequenos negócios, é preciso entender a relevância deste tipo de empresa no Brasil. De acordo com um levantamento conduzido pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), existem cerca de 6,4 milhões de empresas no Brasil — e 99% delas são micro e pequenas empresas.
Consequentemente, a maioria dos empregos gerados no país (mais de 90%, ainda segundo o Sebrae) também é proveniente de MPEs. Estes dados, sozinhos, mostram a influência das pequenas empresas na economia brasileira.
Por outro lado, mesmo com uma alta geração de empregos oriunda de pequenas empresas, há o ponto negativo. Nos negócios menores, é mais comum que os setores sejam formados por menos funcionários, o que tem potencial de sobrecarregar funções — incluindo a gestão de documentos. É exatamente por isso que as dicas em seguida são tão importantes.
Acompanhe:
Em pequenas empresas, é necessário definir prioridades para que se dê conta de todas as tarefas. Afinal, como acabamos de citar, os setores são reduzidos. Tendo isso em mente, é praticamente uma regra: a gestão documental não é tratada com a dimensão que deveria. Na maioria dos casos ela é deixada como uma obrigação secundária do setor financeiro, por exemplo.
Portanto, a primeira dica para melhorar a gestão de documentos em pequenos negócios é ter uma pessoa que lide diretamente com eles ou apenas destinar um número específico de horas semanais da equipe para o tratamento ideal dos documentos.
Como hoje uma grande parte dos documentos existentes já pode ter sua versão digital, a digitalização dos arquivos é uma ótima solução. Ao transformar os documentos em arquivos digitais, a digitalização se mostra como um serviço sustentável e, ao mesmo tempo, econômico. Ela otimiza o espaço físico da empresa e ainda reduz o tempo de procura por um arquivo específico.
Indo além da digitalização, outra alternativa para pequenos negócios que querem organizar sua gestão documentos é a terceirização do serviço. Ao invés de simplesmente digitalizar os arquivos físicos, a terceirização da gestão de documentos vai além, podendo abranger outras opções como a microfilmagem, organização dos arquivos ou a guarda física.
Gostou das dicas de gestão de documentos em pequenos negócios? Para implementar um serviço de gestão de qualidade, nada melhor que contar com uma empresa com mais de 25 anos de experiência no mercado, não acha? Entre em contato com a Acervo hoje mesmo e conheça as soluções que temos a oferecer!
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