De todas as etapas para organização do acervo documental, a primeira delas e uma das mais importantes é o diagnóstico do arquivo. Afinal, antes de armazená-lo é preciso classificar, saber o tipo de documento que se trata e qual sua importância para melhorar a rotina produtiva das empresas, instituições de ensino e órgãos públicos.
O diagnóstico do arquivo é conhecido também como o Plano de Classificação dos Documentos em que é permitido verificar as possibilidades de melhorias na política de gestão do arquivo. Além disso, essa etapa não serve apenas para o documento antes de ser armazenado, mas também para o controle da rotina de informações.
Realizar a tarefa não é algo fácil, por isso é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada em gestão documental, assim como a Acervo.
Para que você compreenda melhor como é feito o diagnóstico do arquivo, nós preparamos esse texto. Confira abaixo do que se trata essa etapa e seus diferenciais.
O diagnóstico do arquivo é a análise básica das informações contidas nos documentos. Isso significa não apenas analisar do que se trata o arquivo em si, mas, sim, saber o seu estado físico, localização, condições em que eles se encontram nos setores e a frequência de consulta dessas informações.
Após a primeira etapa do diagnóstico do arquivo é possível estabelecer o tipo de solução mais indicada para os documentos como: microfilmagem, digitalização de documentos, guarda de documentos e entre outros. Assim, a organização do arquivo se torna mais eficiente, colaborando também com o aumento da produtividade da empresa.
O diagnóstico do arquivo pode ser enumerado em 4 etapas fundamentais. Com elas é possível ter uma gestão documental eficiente, sendo percebido a médio e longo prazo os primeiros resultados da solução.
Os documentos de uma empresa ou instituição não são apenas papéis, são arquivos que contam a sua história e trajetória, são a parte viva do local. Além de relatar fatos, mostram o relacionamento entre a organização e seu cliente, a partir do momento em que os seus dados pessoais são confiados e entregues para administrar.
Logo, durante o diagnóstico do arquivo é importante conhecer a sua história, isso é fundamental para identificar o tipo de documentos que serão encontrados e sua relevância. Conhecendo a trajetória é possível deixar a gestão documental muito mais completa.
A segunda etapa é composta pelo levantamento da quantidade de arquivos encontrados no acervo da empresa ou instituição. É nessa ocasião que é feita a análise completa dos documentos disponíveis: sua localização, estado de conservação, recebimento de novos arquivos e a periodicidade de consulta das informações.
Após a análise dos documentos é possível chegar ao diagnóstico do arquivo. Nessa etapa são expostos o que há de positivo, mas, principalmente, os principais problemas encontrados na produção de documentos da empresa.
Por fim é momento de propor as soluções para a melhoria da gestão documental. A Acervo, por exemplo, algumas das soluções encontradas é a digitalização de documentos, GED, microfilmagem e guarda de documentos. Todas as soluções servem para otimização do tempo e aumento da produtividade nos setores.
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