Quando pensamos em segurança de informações, a microfilmagem é um dos processos mais importantes. Afinal, o sistema consegue fazer a cópia do documento físico e transferi-lo para microfilmes. Os microfilmes são rolos que, quando armazenados de forma correta, proporcionam uma durabilidade maior aos arquivos.
Para se ter uma ideia, a vida útil de um documento microfilmado pode chegar até 150 anos, mais do que o arquivo em papel, que está sujeito a degradação devido ação do tempo. Por isso o processo é um dos mais utilizados pelas empresas para garantir a proteção das informações.
A microfilmagem é sinônimo de facilidade na gestão de informação, otimização de espaço, proteção de dados e, principalmente, diminuição dos riscos de falsificação dos documentos. Afinal, na era digital em que estamos, o risco de ter as informações vazadas é maior.
No caso das empresas, a atenção precisa ser redobrada, pois elas trabalham diariamente com dados dos clientes e da própria empresa que são, na maioria das vezes, sigilosos, necessitando estar armazenados de forma segura. Portanto, algumas medidas precisam ser tomadas. E uma das soluções é a microfilmagem.
Para que você entenda como a microfilmagem ajuda no cuidado dos documentos contra possíveis falsificações a Acervo preparou um passo a passo. Vamos explicar os benefícios do processo para proteção das informações. Confira abaixo!
A qualidade em que os documentos da empresa são microfilmados é uma das vantagens que garante a segurança dos dados contra falsificações.
Na Acervo, por exemplo, os arquivos são microfilmados tal qual o documento físico, com todos os seus dados e assinaturas presentes.
Isso é possível devido à captação do documento por fotografia, que também ajuda a reduzir as pilhas de papéis que costumam ficar acumulados nos departamentos da empresa.
Ao capturar as imagens dos documentos e armazená-los, a microfilmagem se torna uma das alternativas mais seguras para proteção das informações contra vazamentos ou acesso de pessoas não autorizadas.
A busca pelos documentos ocorre somente com autorização. Além disso, a microfilmagem tem a alternativa de “duplicação de documentos” que, em caso de risco, o documento não é perdido e pode ser encontrado novamente.
Diferente das outras medidas para conservação de documentos, a microfilmagem não permite que as informações dos arquivos sejam alteradas. Mais uma garantia para que não haja falsificações dos dados de clientes e da própria empresa.
Afinal, a cópia fotográfica e armazenamento do documento são feitos exatamente como o arquivo se encontra, não sendo possível alteração.
Terceirizar o processo de microfilmagem dos documentos da empresa significa também o acesso de somente pessoas autorizadas aos arquivos. Essa é mais uma alternativa para evitar falsificações ou vazamento de informações importantes.
Atenção: a microfilmagem, tendo garantia legal no seu sistema de armazenamento de informações, possibilita a eliminação total dos documentos físicos da empresa após o processo.
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