Quando tratamos de documentos, os escritórios contábeis fazem parte das empresas que mais produzem papel diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos eles contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação. Para isso, a guarda de documentos contábeis precisa ser estabelecida, tendo como um dos seus benefícios o aumento da produtividade.
Caso a guarda de documentos contábeis seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. No pior cenário, uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
O armazenamento de documentos contábeis é um tema que gera muitas dúvidas. Uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os documentos contábeis? Como sabemos, todos eles têm um tempo determinado para guarda, porém o prazo exato nem sempre é de conhecimento de todos.
Por isso que, para responder essa questão, a Acervo preparou esse texto. Vamos explicar a partir de uma lista o prazo para armazenamento dos principais documentos contábeis. Confira abaixo!
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Fatura de Serviço | 5 anos |
| Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs) | 5 anos |
| Documentos em Geral | 5 anos |
| Pagamento de ISS | 5 anos |
| ICMS | 5 anos |
| Despacho de Transporte | 5 anos |
| Cupom Fiscal Emitido por ECF | 5 anos |
| Manifesto de Carga | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviços de Transporte | 5 anos |
| Nota Fiscal de Venda ao Consumidor | 5 anos |
| Livro de Registro de Inventário | 5 anos |
| Livro de Registros de Apuração de IPI | 5 anos |
| Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A | 5 anos |
| Livro de Registro de Entradas e Saídas | 5 anos |
| Termo de Rescisão de CT | 2 anos |
| Pedido de Demissão | 2 anos |
| Aviso Prévio | 2 anos |
| Livro de Atas (CIPA) | 5 anos |
| Livros de Escrituração Fiscal/Comercial | 5 anos |
| Controles de Ponto | 5 anos |
| DIRPF | 5 anos |
| PIS/COFINS | 5 anos |
| Folha de Pagamento | 10 anos |
| Recibos de pagamento de 13º | 10 anos |
| Guia de Previdência Social | 10 anos |
| Guia de Recolhimento do FGTS | 30 anos |
| Contrato de Trabalho | Indeterminado |
| Livro ou ficha de colaborador | Indeterminado |
Vale ressaltar que os documentos contábeis são inúmeros e que aqui escolhemos apenas alguns para mostrar o tempo de guarda. No entanto, para garantir que os documentos estejam arquivados de forma segura é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, assim como a Acervo.
Terceirizar esse tipo de serviço é a garantia na segurança do armazenamento, funcionários qualificados para cuidar de cada detalhe das informações e espaço adequado para preservação.
Há 26 anos a Acervo oferece o serviço de gerenciamento de informação com o objetivo de otimizar as tomadas de decisões e agilizar as tarefas diárias dentro das empresas e órgãos públicos.
Seu escritório ou empresa precisa dos serviços de guarda de documentos contábeis? Que tal contar com ajuda da Acervo? Siga nosso Facebook e saiba mais informações sobre as soluções!
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