Toda empresa que busca sucesso e reconhecimento na sua área é obrigada a ter como aliada a gestão de Recursos Humanos. Departamento Pessoal ou simplesmente RH, o setor é responsável por administrar as estratégias das organizações, sejam elas com a contratação de novos colaboradores ou no aumento da produtividade da empresa.
Hoje, a Gestão de RH se modificou; a tecnologia chegou e inovou o departamento, tornando as tarefas de quem trabalha no setor mais práticas. Entre os benefícios tivemos a gestão da informação e a sustentabilidade, duas características que colaboram na otimização do tempo, capacitação dos colaboradores e redução de matéria prima (papel), principalmente numa época em que a preocupação com o meio ambiente é fundamental.
A gestão da informação é um processo usado para organização dos dados de uma empresa (documentos de clientes, dos colaboradores, planilhas e arquivos da empresa). Com a gestão da informação é possível ter uma rotina de identificação, classificação, armazenamento e compartilhamento de documentos, tudo de forma digital.
O principal objetivo do processo é garantir a integridade do documento e que as informações contidas sejam armazenadas de forma segura, sem o risco de contato com pessoas não autorizadas. E, além disso, que o acesso seja rápido.
Para a gestão de RH isso é fundamental, pois o setor lida diariamente com dados pessoais dos funcionários e da própria empresa, o que demanda um cuidado redobrado quanto ao vazamento de informações e a perda dos arquivos.
Todos os processos de gestão da informação fazem uso de softwares, onde os arquivos são armazenados em nuvem, podendo ser acessados, sempre que necessário, com uso de login e senha.
Assim, os processos burocráticos, que antes eram no papel, podem ser otimizados, como por exemplo, a folha de pagamento dos funcionários, análise de desempenho, seleção e recrutamento de novos colaboradores.
A gestão da informação não colabora apenas com a agilidade nos processos da gestão de RH. Um assunto que está em alta e é atingido diretamente pelo sistema é a sustentabilidade. Como sabemos, o setor de RH das empresas produz muito papel e o seu descarte nem sempre é feito de forma correta.
A solução para esse problema está na gestão da informação. Com ela há a economia da matéria prima, e, principalmente, a conscientização dos gestores e colaboradores em relação ao respeito com o meio ambiente, já que uma das atividades da Gestão de RH é a de criar estratégias para a capacitação dos membros da empresa para um melhor desenvolvimento das tarefas e ambiente de trabalho.
A empresa que tem a sustentabilidade como um dos seus pilares possui mais chances de se destacar diante das outras marcas e ajudar no desenvolvimento da sociedade.
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