Com os avanços da tecnologia no decorrer dos anos, hoje a digitalização de documentos é algo indispensável dentro das empresas que buscam organização e aumento da produtividade dos colaboradores.
A digitalização de documentos é um suporte que ajuda no armazenamento, busca e compartilhamento de informações internas dos setores com toda a segurança necessária contra perdas ou danos a arquivos.
Por isso, entender como a produtividade da sua empresa pode ter vários benefícios com a digitalização de documentos é um diferencial para quem procura destaque diante da concorrência, já que ela proporciona também a otimização de tempo.
Para que você compreenda melhor como a digitalização de documentos pode aumentar a produtividade da sua empresa, a Acervo preparou este texto. Confira abaixo outros fatores que tornam o processo indispensável nas empresas.
Lembrando que: O primeiro passo para que a implementação da digitalização de documentos seja positiva dentro da empresa é escolher a ferramenta correta, o software de gestão que se adeque à rotina produtiva dos colaboradores. Para isso é fundamental fazer treinamentos de como usar o suporte nas atividades diárias.
Quando falamos em integração, ela está inteiramente ligada à produtividade da empresa. Sem uma boa integração entre as repartições e colaboradores, a empresa não produz um serviço de qualidade para os clientes.
Com a digitalização de documentos essa tarefa é facilitada, pois os documentos podem ser compartilhados com mais agilidade, na hora que precisar e com quem for necessário, melhorando, assim, a comunicação entre os setores.
Com a utilização de somente os documentos físicos nas empresas é comum ocorrer erros, que precisam ser corrigidos o mais rápido possível para não ocasionar prejuízos. Um exemplo é a perda de arquivos, que para ser solucionada, o trabalho precisa ser redobrado com a escrita de todas as informações novamente.
Mas o retrabalho tem solução – a digitalização de documentos, que, com a ajuda de um software de gestão, como por exemplo, o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) armazena as informações na nuvem e com apenas um clique os arquivos solicitados estão na tela do computador, evitando extravios dos arquivos e prejuízos com os clientes.
As empresas trabalham diariamente com um grande volume de informações da própria empresa, clientes e fornecedores. E compartilhar esses documentos quando eles não estão digitalizados é algo que gera perda de tempo, principalmente com o deslocamento de um setor para o outro.
Com a digitalização de documentos isso é diferente; o envio é feito diretamente na tela do computador, com acesso à ferramenta de gestão. O processo é ainda mais ágil quando os documentos são organizados por nome, setor e data. Com isso, a rotina da empresa se torna organizada e dinâmica.
Os documentos das empresas contêm informações importantes, muitas vezes sigilosas, que precisam de um cuidado redobrado na hora de armazenar e saber com quem compartilhar. Com os documentos físicos as chances dos arquivos terem um destino diferente é grande, mas com a digitalização de documentos esse risco cai consideravelmente.
Afinal, para utilizar das ferramentas de gestão de informação é preciso ter um login e senha para acesso, o qual somente pessoas autorizadas têm a permissão, o que garante maior segurança contra informações com destinos incorretos. Além disso, a digitalização de documentos aumenta a segurança contra deterioração do documentos e perdas.
Agora que você já sabe quais os principais benefícios de implementar a digitalização de documentos nas empresas, que tal conhecer mais os serviços da Acervo? Siga nosso Facebook e saiba mais informações.
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