Quando pensamos em acúmulo de papéis, com certeza as escolas são uma das primeiras opções que vêm à cabeça, não é mesmo? Afinal, diariamente são produzidos muitos documentos, como históricos escolares, avaliações, atas, planilhas, prestações de contas… Ufa! Agora, já imaginou onde e como armazenar tudo isso? A solução está na digitalização de documentos em escolas.
De acordo com pesquisas, a falta de organização é um dos principais erros das instituições de ensino. Muitas vezes, elas não utilizam a forma correta de guardar os documentos para que o acesso e a pesquisa sejam facilitados quando algo é solicitado. Entre os riscos da falta de organização está a perda e deterioração dos arquivos, e nós sabemos como isso pode ser grave.
Entretanto, com a digitalização de documentos em escolas, esse erros podem ser evitados, havendo o aumento da produtividade e otimização do tempo. O tema “digitalização de documentos”, por outro lado, por ser algo pouco usado nas instituições, ainda gera algumas dúvidas. O que deve ser digitalizado? E o que pode ficar em arquivo físico, por exemplo?
Para responder essas questões, a Acervo preparou dicas dos tipos de documentos que são indicados a digitalização, para uma melhor organização da escola. Confira!
Uma das informações mais importantes dentro das escolas são os dados da matrícula e frequência dos alunos. Esses arquivos são fundamentais para o controle do número de estudantes na instituição e qual a regularidade destes alunos em sala de aula.
Geralmente, esses documentos ficam armazenados em pastas e arquivos dentro de setores e/ou na secretaria da instituição, o que acaba ocupando muito espaço, principalmente se pensarmos que ali há dados de todos os alunos atuais e antigos da escola.
Por isso, os atestados da matrícula e frequência dos alunos podem ser digitalizados e armazenados em nuvem. Uma forma segura de ter os dados sempre que necessário, seja para o controle ou quando há alguma demanda.
Sem falar que a digitalização de documentos em escolas ajuda para que as informações não sofram com a degradação do tempo e nem perda dos documentos.
Os históricos escolares são documentos solicitados com muita frequência, seja para transferência de alunos de uma escola para outra ou aprovação em vestibular. Documentos pedidos com urgência e que demoram, em alguns casos, até uma semana para ficar prontos.
Portanto, para que haja a otimização do tempo e facilidade na prática do trabalho do setor de recursos humanos da escola é que esse tipo de documento deve ser digitalizado. A procura será mais rápida, a partir do acesso ao arquivo correto, identificado por nome e outros dados do aluno.
Não é somente informações dos alunos que encontramos nas escolas; os dados dos docentes também estão lá. As disciplinas pelas quais são responsáveis, ano de ingresso na instituição, carga horária, entre outros. Informações importantes e que não podem ser perdidas, afinal elas relatam a vida profissional do professor.
Na digitalização de documentos em escolas, para evitar perdas e danos, deve estar também o histórico dos docentes. Isso garante a integridade das informações com toda a segurança que o armazenamento em nuvem proporciona.
Hoje, com a tecnologia, até mesmo os boletins podem ser digitalizados, trazendo uma forma mais fácil de acompanhar a rotina escolar dos alunos. Mas como isso é possível? A partir de um login e senha, somente pessoas autorizadas podem ter acesso à planilha com as notas, principalmente os pais ou responsáveis pelo aluno.
Não podemos deixar de citar que a digitalização de documentos em escolas serve para as informações da própria instituição também. Dados sobre prestação de contas, documentos administrativos e históricos da escola são alguns deles. Além de agilizar os processos burocráticos, digitalizar permite a segurança e integridade desses documentos que não podem ser perdidos.
Vale lembrar: Que independente da digitalização, nenhum documento pode ser eliminado. Caso a escola escolha por uma empresa especializada para fazer a digitalização dos documentos, todos os arquivos ficam armazenados em espaços físicos.
Gostou das dicas? Sua escola está pensando em aderir a digitalização de documentos? A Acervo conta com um serviço especializado em digitalização. Entre no nosso site e saiba mais informações.
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