Todos os documentos de uma empresa contam a sua história e trajetória no decorrer dos anos. Além disso — e ainda mais importante —, guardam informações confidenciais dos clientes. Podemos considerar eles como um patrimônio. Por isso, esses arquivos precisam ser cuidados e organizados de forma correta e com muita cautela por um profissional capacitado, como o arquivista.
O arquivista é o profissional responsável pela organização e gestão das informações da empresa, a partir de técnicas de avaliação dos documentos, produção, guarda, preservação e utilização mais adequada dos arquivos. Tudo isso mostra a importância do arquivista para uma empresa.
A arquivologia é um estudo ainda pouco conhecido no Brasil; algumas pessoas não sabem identificar qual a real importância do arquivista para uma empresa, por exemplo. A arquivologia é o estudo das funções básicas de arquivar documentos, sejam eles imagens, textos ou dados. Eles são analisados e transformados para uma forma mais fácil de leitura e transmissão de conhecimento.
Mas, afinal, qual a importância do arquivista para uma empresa? Como esse profissional consegue fazer a diferença na organização de documentos importantes? Para responder essas perguntas, a Acervo preparou algumas informações sobre a profissão do arquivista. Confira no texto abaixo!
Destaque: a regulamentação do arquivista ocorreu em 4 de julho de 1978. Comparado a outras profissões, ela é recente, sendo o curso encontrado em algumas universidades brasileiras.
Diariamente as empresas produzem uma grande quantidade de papéis, e armazenar eles de forma correta é uma tarefa difícil, o que aumenta as chances de perda das informações. Para que essa situação não ocorra com seu negócio é importante a contratação de um arquivista.
Com auxílio do profissional, um estudo será feito de todos os documentos da empresa e depois eles separados por setores, nomes e datas, diminuindo consideravelmente o risco de perda dos arquivos por mal armazenamento.
Os documentos e papéis gerados pelas empresas, quando não organizados, ocupam um bom espaço dos departamentos e repartições, seja por ficar em cima das mesas ou de outros arquivos. A falta de espaço pode gerar desordem nos setores e colaboradores. Qual a solução para isso? Bom, a mais indicada é a colaboração do arquivista.
O arquivista ajudará a organizar os documentos de uma maneira que haja a otimização de espaços dentro da empresa, podendo criar um novo ambiente de trabalho e o aumento da produtividade dos colaboradores.
Com os documentos organizados, sem que os colaboradores percam tempo na procura pelas informações, eles podem se dedicar às suas atividades específicas, aumentando a produtividade. Essa é mais uma vantagem da contratação de um arquivista por empresas.
Ele é o responsável por cuidar de toda parte burocrática dos documentos, como circulação interna de informações, lançamentos de planilhas, atendimento de solicitação de arquivos e envelopes, descarte correto dos documentos, definição da tipologia das informações, entre outros.
O papel de um arquivista dentro das empresas é essencial para o empreendimento que busca organização e crescimento no mercado. Logo, sabemos que arrumar os documentos de uma empresa não é algo prático, ainda mais quando feito somente por um profissional.
Portanto, a contratação dos serviços de uma empresa de gestão documental é altamente importante, sendo até indispensável em alguns casos. Com a ajuda de várias pessoas, o trabalho pode ser muito mais eficaz e, consequentemente, satisfatório.
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