Você conhece algum lugar que acumule mais papéis durante o ano do que as escolas? Prestação de contas, cadastro dos professores e alunos, históricos escolares, projetos e autorizações. Ufa! Agora pense em como armazenar esse volume de documentos para que não haja perdas e confusões na hora de buscar algum deles… Complicado, não? Somente com a implementação de um sistema de organização de documentos isso se torna possível.
De acordo com o que algumas pesquisas mostram, o mau armazenamento dos documentos escolares é o principal motivo para os erros que ocorrem nas instituições, afetando os serviços de RH, secretaria e atendimento ao público. Portanto, é fundamental que toda a documentação esteja disposta de forma organizada, por pastas, nomes, datas e, o principal, fácil para o manuseio diário.
Se você é diretor ou trabalha nos setores de RH ou secretaria de uma escola, fique atento às dicas que a Acervo preparou para gerenciar melhor a organização de documentos das instituições. Vamos conferir!
Você pode pensar que armazenar os documentos em armários e arquivos é algo ultrapassado, já que a tecnologia colabora para que as pilhas de papéis estejam nas telas dos computadores. Mas ainda há lugares que optam pela utilização de armários, como, por exemplo, as escolas.
Os armários e arquivos contam com gavetas, prateleiras e divisórias que conseguem separar os documentos adequadamente, identificando eles a partir de nomes, datas e especificações, o que facilita sua busca na hora que solicitado. Por isso, eles são indispensáveis quando o assunto é organização de documentos escolares.
Um pai chega ao setor de RH ou secretaria e solicita o histórico escolar do seu filho com urgência. Mas a escola não possui os arquivos identificados. E agora? O que fazer? Para que essa confusão e desconforto não aconteça, a dica é separar os documentos por categorias.
Cada pasta ou arquivo deve conter o nome de quais papéis serão encontrados naquele local: histórico escolar, boletins, cadastros de alunos, fichas de professores, entre outros. Para isso podem ser usadas as etiquetas informativas e pastas coloridas.
Para que a organização de documentos nas escolas seja eficiente, todos os papéis solicitados devem ser colocados novamente na pasta ou arquivo de sua origem depois que utilizados. Esse ato pode parecer algo desnecessário, mas é fundamental para manter a ordem no setor.
Essa atitude evita com que confusões de documentos armazenados em locais errados ocorram e atrapalhem a produtividade do trabalho da secretaria e RH das instituições.
Hoje, as pilhas de papéis dos alunos, professores e da própria escola podem ser armazenadas num lugar seguro e fácil de ser localizado com a ajuda dos softwares de gestão de documentos. Com eles, é possível diminuir o espaço físico dos setores, encontrar os documentos solicitados com rapidez e imprimir com facilidade. Tudo isso com alguns cliques no mouse.
A gestão de documentos tem o recurso de login e senha, podendo ser acessada somente por pessoas autorizadas e a qualquer momento. Além disso, conta também com plataformas para diário do professor, acervo de informações dos alunos, biblioteca, recursos escolares, entre outros.
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