Mudando um pouquinho de estratégia e com o objetivo de entregar um conteúdo relevante, atraente e preciso, nós, da Acervo, pensamos em redigir um artigo leve, prático e preciso em suas informações.
Vamos aos fatos. Gastamos – por vezes – minutos preciosos do nosso combalido tempo dentro da empresa à procura de documentos e arquivos. Na maior parte das vezes, esse tempo é perdido por falta de saber organizar arquivos e documentos da empresa.
Um ponto que precisa ser considerado: empresas competitivas e vitoriosas não perdem tempo com desorganização documental ou tudo o que ela possa ocasionar. Empresas líderes em seus setores administram muito bem suas rotinas administrativas, pois sabem que perdas ou extravios de documentos e arquivos – implicam em: quedas de desempenho e eficiência de rotinas e operações, prejuízos financeiro, fiscal e trabalhista – e enfraquecimento de marca e redução da fatia de mercado.
Segundo pesquisa realizada pela Association for Information and Image Management – AIIM (2015), 40% das empresas ainda mantinham em seus arquivos documentos em papel.
Outro dado assustador, conforme a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), gestores destinam em média quatro semanas por ano apenas para procurar e coletar informações. A justificativa chega a ser pior, a alegação é de inadequação ou desorganização do acervo documental.
Resumindo: dos 12 meses do ano, um é para busca de informações. Ou seja, nos deparamos com 30 dias onde nada é produzido. Já parou para pensar o quão tal “desperdício de força de trabalho” soa mal aos ouvidos do empreendedor, empresário, CEO, etc.?
Terrível, não?! Hmmm…
Calma que não acabou!
Ainda segundo a ABGD, quando trazemos os impactos do tempo gasto com a busca por documentos e arquivos perdidos dentro de uma empresa para uma análise crítica, os números são ainda mais estarrecedores. A média de tempo despendido por expediente trabalhado é de 2 horas.
O mais grave de tudo – a cada 12 segundos, um documento é perdido ou extraviado nas organizações.
Tudo isso é muito grave, não acha?! Todos nós sabemos que sim. Mas, se a sua empresa contar com um planejamento adequado em gestão de documentos – um suporte profissional e competente para a guarda e organização de arquivos – nada mais disso acontecerá.
Por esses e outros motivos, a classificação de arquivos e documentos deve obedecer a normas e padrões rígidos – objetivando clareza e uniformidade – de modo que a gestão de documentos apresente para todos os seus usuários uma matriz lógica de busca e localização.
A Acervo, a partir de agora, apresenta – 7 Amazing Tips for Your Business
Segundo o Art. 3º da Lei 8.159/91 (Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ / Ministério da Justiça e Segurança Pública), “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Partindo do pressuposto acima – e o que sempre frisamos em nossos conteúdos (“empresas só existem porque possuem documentos”) – a primeira dica está balizada no cumprimento legal do que estabelece a lei, acima mencionada, para gestão de documentos.
O que define sociedade e inter-relação entre pessoas e empresas – é o cumprimento constitucional das leis.
Em conteúdos anteriores, abordamos práticas de gestão de documentos e arquivos digitais, onde, dentre elas, aprendemos que gestores e colaboradores dos mais diferentes perfis de empresa devem seguir critérios e padrões quando da classificação e nomeação de arquivos.
Dessa forma, a busca e localização de documentos quando necessário acontecerão com agilidade e precisão. A utilização de nomenclaturas curtas e a padronização de procedimentos permitem que qualquer colaborador localize um arquivo sem dificuldades ou sujeitos a retrabalho no processo.
O Acervo CloudFile é ideal para empresas de todos os tamanhos e segmentos, que movimentam grande volume de arquivos e documentos. Além disso, armazenar arquivos e documentos em nuvem impacta diretamente no clima organizacional, melhorando a inter-relação entre colaboradores, otimizando e possibilitando a entrega de melhores resultados e fomentando a cultura digital nas organizações.
Novamente, também abordado em conteúdo anterior, categorizar pastas e diferenciá-las umas das outras – por assuntos, clientes, colaboradores, departamentos, etc. – também é uma das formas de organizar documentos em processos de arquivamento e gestão.
Podemos citar, por exemplo, a organização de pastas por clientes. Criamos uma pasta para cada cliente da empresa e, dentro dela, inserimos subpastas relativas aos processos do respectivo cliente.
Com essa técnica, simples e objetiva, evitamos equívocos e documentos misturados quando de uma busca a posteriori.
Sempre que puder, digitalize seus arquivos. Sabemos que com o tempo, o acúmulo de papel em empresas que ainda não migraram sua gestão para processos automatizados é enorme e inevitável – o que contribui, na maioria das vezes, com perda, extravio e deterioração de documentos.
Os benefícios da digitalização de documentos são inúmeros, como: produção de cópias mais seguras, redução de custos com manutenção de espaço físico para a guarda e acondicionamento, maior desempenho e eficiência na busca e localização de arquivos e menor tempo perdido para a tomada de decisão – os documentos podem ser acessados remotamente.
Sempre que atribuímos um índice de indexação – uma raiz lógica para buscas precisas – melhoramos a organização de documentos e arquivos na empresa. A partir dessa convergência, os colaboradores da empresa encontrarão com maior facilidade documentos e arquivos.
Vamos lá, passo a passo!
Nomeamos os arquivos com o nome de cada cliente da empresa. Dentro de cada arquivo – criamos pastas para cada uma de suas operações e, por fim, escolhemos o formato de indexação que melhor se adequar às necessidades do cliente. A rigor, um dos formatos mais utilizados é o alfanumérico, que consiste em uma legenda com letras e números indicando o conteúdo da pasta.
Segundo ainda o CONARQ, os documentos são classificados levando em consideração o tempo legal de guarda e armazenamento – tabela de temporalidade. Como o tempo de vida útil dos documentos varia conforme a legislação pertinente, precisamos observar com atenção o prazo de validade – caso a caso.
Alguns documentos exigem preservação por tempo determinado; já outros, requerem guarda permanente. Para não perdermos os tempos legais de arquivamento para cada tipo de documento, recorremos a tabela de temporalidade.
Que conteúdo bacana, né?! Temos certeza que você e sua empresa, a partir de agora, começarão a pensar nas melhores práticas de mercado quando o assunto for organização, gestão e guarda de documentos.
Fique tranquilo! A Acervo, empresa líder no mercado catarinense, está aqui para ajudá-lo a transformar a gestão de documentos da sua empresa em referência no segmento onde atua. Queremos participar do seu sucesso, da sua vitória! Entre já em contato conosco!
Siga-nos também nas redes sociais! Facebook, YouTube e LinkedIn.
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
