Empresas de todos os tamanhos geram documentos todos os dias que, eventualmente, se acumulam e formam pilhas e mais pilhas de papel. A guarda de documentos feita dentro da empresa de forma desorganizada traz como consequência uma queda na produtividade, visto que o tempo de trabalho de funcionários é revertido na localização dos arquivos.
Além disso, o método traz riscos que podem representar um enorme prejuízo para a empresa. Exemplos recorrentes são a deterioração natural, a perda de documentos e o roubo de documentos. Os três casos são extremamente graves, especialmente o último. Além da perda causada pelos outros dois, ele propicia o vazamento de informações.
Os documentos trabalhistas estão entre os mais importantes de uma empresa e, portanto, precisam ser bem protegidos. Considerando a relevância, é comum se deparar com algumas dúvidas, como: por quanto tempo eu devo guardar documentos trabalhistas? Todos os documentos precisam ser guardados pelo mesmo período de tempo?
Para acabar com essas dúvidas, trouxemos neste texto uma lista com o prazo para a guarda de documentos trabalhistas. Usando ela como guia, você pode ter certeza que terá os arquivos certos em mãos quando necessário.
| Acordo de compensação e prorrogação de horas | 5 anos |
| Comprovante de adiantamento salarial | 5 anos |
| Aviso prévio | 5 anos |
| Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) | 20 anos após o desligamento |
| Autorização de descontos | 5 anos |
| Pedido de demissão | 5 anos |
| Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) | 5 anos a partir do envio |
| Contrato de trabalho | Indeterminado |
| Folha de pagamento | 5 anos |
| Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) | 5 anos |
| Controle de Ponto | 5 anos |
| Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) | 30 anos |
| Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Mapa de Avaliação Anual (SESMT) | 5 anos |
| Fichas de registro de empregados | Indeterminado |
| Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) | 20 anos |
| Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) | 20 anos |
| Recibo de pagamento de salário, férias, e 13º | 5 anos |
| Recibo de pagamento do abono pecuniário | 5 anos |
| Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS | 5 anos |
| Vale-transporte – recibo e documentos | 5 anos |
| Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT) | 5 anos |
| Seguro desemprego (comunicação de dispensa e requerimento) | 5 anos |
É importante ressaltar, no entanto, que mesmo sabendo o prazo para a guarda de documentos trabalhistas, a recomendação é terceirizar a guarda. Contar com uma empresa especializada para cuidar de seus documentos é a melhor opção pois só ela possui o espaço preparado para a preservação dos arquivos, funcionários qualificados e segurança garantida.
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