O armazenamento de documentos através do sistema GED é uma prática extremamente benéfica para diversos tipos de empresas, otimizando a guarda, busca e segurança desses arquivos. Através do GED é possível assegurar acesso rápido e controlado a todos os documentos de uma organização, sendo indispensável para garantir uma boa gestão documental de uma empresa.
Além de otimizar a gestão documental, o sistema GED é capaz de proporcionar diversas outras vantagens, tendo um papel importante para auxiliar o planejamento estratégico da empresa. Mas para que você possa aproveitar todas as vantagens do GED, é importante realizar todas as etapas com uma empresa especialista no assunto.
Para que você entenda como os documentos físicos passam para o meio digital, elencamos as etapas do sistema GED abaixo. Confira!
Antes de começar a digitalização, é preciso fazer um planejamento de quais documentos serão digitalizados e de que maneira a digitalização será realizada. A captura dos documentos será centralizada ou descentralizada? Onde ficarão armazenados os documentos? Como se dará o acesso a esses documentos após a digitalização? Enfim, no planejamento é importante elencar todas essas questões para que o sistema GED se adapte da melhor maneira possível ao seu modelo de negócio.
Os documentos que serão digitalizados precisam passar por um scanner para que migrem para o meio digital. Para garantir a qualidade e legibilidade dos arquivos, é importante prepará-los a fim de evitar qualquer problema que possa comprometer o documento digitalizado. Clipes e grampos, por exemplo devem ser retirados. Em documentos mais antigos que possam ter acumulado pó ou outros resíduos, é válido realizar uma limpeza suave para proporcionar a máxima qualidade no momento da digitalização.
Agora ocorre a digitalização de fato. Os documentos passar por um scanner e são criadas cópias idênticas às originais, mas com melhor resolução e com um tamanho de arquivo menor. Nessa etapa, é importante contar com scanners de alta qualidade e ficar atento se o equipamento é o mais adequado para aquele documento. Após serem escaneados, os documentos já estão disponíveis no meio digital.
Por mais que você utilize um scanner de qualidade e tenha todo o cuidado na hora da digitalização, alguns erros ainda podem acontecer e, com isso, ocorrer arquivos defeituosos com manchas e riscos, por exemplo. Portanto, após a digitalização, os documentos passam por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição para, enfim, serem armazenados no sistema GED.
Na quinta etapa, os documentos são migrados para o local em que serão armazenados e é criado um modelo de organização por assuntos, seções, datas, etc. para que os documentos possam ser melhor localizados no sistema.
Agora que os documentos foram digitalizados e armazenados, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com o sistema GED, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade, sem correr o risco de perder um documento importante ou levar um tempo precioso na hora de localizá-lo.
O sistema GED é uma inovação que veio para otimizar a gestão documental e garantir facilidade de acesso aos arquivos de uma empresa. Está tendo problemas com a quantidade de documentos gerados em sua empresa e seus funcionários perdem muito tempo para localizar e acessar os arquivos.
O sistema GED pode ser a solução para seu negócio. Entre em contato conosco e saiba como o GED pode ser útil para sua empresa. Estamos no mercado há mais de 25 anos, sempre atuando com competência e seriedade para garantir a satisfação de nossos clientes!
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