Já parou pra pensar que digitalizar seus documentos, além de trazer praticidade, pode ser um benefício estrategicamente econômico e útil? Afinal, nos dias de hoje, economizar em processos práticos é a chave para o sucesso!
Só para relembrar: a digitalização é a conversão de arquivos físicos para arquivos digitais – tendo todo o suporte da plataforma digital. Vamos apontar algumas das vantagens em aderir este processo na sua rotina pessoal ou profissional e qual o custo benefício vai proporcionar:
O espaço utilizado na empresa para o armazenamento dos documentos poderá ser otimizado, permitindo um melhor aproveitamento do local, diminuindo custos com locação, manutenção e segurança. O custo de impressão também será reduzido, já que todos os arquivos estarão disponíveis no meio digital e podem ser acessados por todos os membros da empresa, sem precisar de cópias físicas, diminuindo o impacto na produção de papel e auxiliando na preservação do meio ambiente.
Você não vai precisar se preocupar com a segurança de suas informações, pois com o controle de acesso, somente usuários autorizados irão ter permissão para visualizar e fazer alterações em seus arquivos. E o trabalho irá render muito mais com o acesso fácil, já que a busca por documentos será prática e rápida e poderá ser realizada de qualquer lugar, centralizada em uma só plataforma.
Com a digitalização diminuirá consideravelmente o risco de extravio de documentos e também aumentará o tempo de vida útil dos mesmos, pois diminuirá a manipulação física e estarão protegidos contra as ações do tempo e da natureza. Com a digitalização, todos os arquivos ficam com uma imagem nítida, melhoradas e com opção de escolha de tamanho, tornando-os mais acessíveis.
Esse processo de digitalização de documentos não é somente para empresas de grande porte, todas as empresas e serviços que possuem um acervo físico e tem interesse em obter todas as vantagens desse serviço, podem aderir. Em pouco tempo, o investimento se paga.
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