Sabe quando queremos muito encontrar algum documento e não encontramos de forma alguma? A desorganização digital também é um problema! É frustrante e desgastante, e muitas vezes nossos processos se tornam lentos e ineficientes por isso. Não basta somente digitalizar os arquivos, é preciso mantê-los organizados. Mas como fazer um bom gerenciamento dos documentos digitais?
Faça uma faxina nos seus arquivos e separe tudo em pastas e subpastas. A partir daí, ficará mais fácil definir para onde cada arquivo deve ir – a nomenclatura das pastas fica a critério de quem for organizar e da necessidade de cada empresa. Por exemplo, se trabalhar com arquivos de clientes, pode ser criada uma pasta para cada cliente com subpastas específicas para cada tipo de documento.
Organize pela nomenclatura dos documentos. Essa nomenclatura também depende das necessidades da empresa – ela pode ser feita por ordem numérica, por ordem alfabética, por método ideográfico ou temático, entre outros. O importante é que cada novo documento adicionado as pastas, já receba o nome correto para manter a organização em dia.
Organize os arquivos em pastas como ATIVO x INATIVOS x ARQUIVO. Isso facilitará o processo de busca, na hora que você precisar encontrar um arquivo, não vai ser necessário ficar procurando por exemplo, um documento recente no meio de todo o acervo existente. O trabalho ficará muito mais prático.
A Acervo disponibiliza o serviço de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) – que nada mais é que a solução dos seus problemas com organização. O objetivo do GED é oferecer uma capacidade aprimorada de organização, com um desempenho bem acima da média, quando se trata de indexar, sistematizar e buscar documentos necessários.
Entre em contato com a Acervo! A Consultoria de GED vai ajudar a sua empresa na organização e guarda de documento
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
