Uma empresa produz milhares de documentos por ano e isso resulta em pilhas e pilhas de papéis acumulados. Quando surge a necessidade de digitalizar esses documentos, também surgem algumas dúvidas referentes ao tempo de guarda dos documentos físicos.
E a dúvida que uma hora ou outra vai surgir é: Depois que digitalizar meus arquivos, posso me desfazer para SEMPRE dos documentos físicos? Parece uma questão tão simples de ser resolvida, mas não é bem assim, cada documento tem seu tempo certo de descarte. A digitalização não elimina a obrigação da guarda e preservação do documento original.
Como já abordamos sobre as vantagens da microfilmagem em outro texto, vamos relembrar que esse é o único método, que após digitalizados, os documentos físicos podem ser descartados – de acordo com a Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
Essa lei, deixa claro que os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. E que o descarte dos mesmos documentos ou sua transferência para outro local será feita mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Uma forma eficiente em saber o tempo certo de se desfazer dos arquivos, é colocar em prática a TTD (Tabela de temporalidade documental) que permite que você organize os documentos e não corra o risco de descartar algum documento importante fora do tempo determinado.
Entre em contato conosco tire suas dúvidas sobre a digitalização de documentos e o tempo certo para descartar seus arquivos.
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