Minidicionário do arquivamento: entenda os termos mais comuns e alguns desconhecidos

Toda empresa deve ter um arquivo bem organizado e atualizado.  Os benefícios são um sistema de identificação ágil, segurança das informações e preservação dos documentos, redução de custos com administração e manutenção do acervo, entre outros tantos que só quem tem um arquivamento eficiente reconhece.

Alguns termos muito usados no processo de arquivamento são bastante conhecidos pelo público em geral, são eles:

Termos comuns do minidicionário do arquivamento

Arquivo central
São todos os arquivos documentados por todos os setores e serviços da empresa. Pode ser chamado também de arquivo geral.

Classificação
Identificação de todos os documentos por meio de categorias, de acordo com convenções, métodos e procedimentos de aplicação.

Conversão digital
Transferência de todos os documentos impressos para o formato digital.

Documento autenticado
Quaisquer documentos reconhecidos como verídicos pela entidade competente.

Processo
São documentos de um arquivo que se relacionam entre si, tanto por um assunto ou por serem idênticos.

Termos mais aprofundados do minidicionário do arquivamento

Já outros termos são mais aprofundados e somente um especialista da área saberá distinguir do que se trata. Alguns destes termos são:

Custódia
É a função mais importante do serviço de arquivo. São 3 fases de evolução: fase ativa, fase semiativa e fase inativa, que são classificadas pela frequência da utilização dos documentos, além do tipo de utilização que é realizada com eles.

Documento apenso
São todos os documentos que seguem em anexo posteriormente a outro. Geralmente contém elementos de prova ou informações da ação/procedimento administrativa e judicial.

Migração Documental
É o processo de atualizar arquivos digitais para formatos recentes e atualizados, para que assim seja evitado a obsolescência técnica.

Processo Aberto
São arquivos que ainda não foram concluídos e podem receber novos documentos de uma ação administrativa ou judicial.

Tipologia Documental

São as categorias que o documento assume de acordo com a atividade que ele gerou. Podem ser: ata, ofício, relatório entre outros

Esclarecido alguns termos, agora é a hora de parar de perder tempo procurando arquivos e mostrar que a sua empresa tem controle sobre tudo, inclusive dos documentos. Conheça nossos serviços e torne o seu trabalho mais ágil e prático. Teremos o maior prazer em ajudá-lo nessa missão que é a organização documental de arquivos. Fale conosco e peça um orçamento.