Quem está por dentro da rotina de um escritório de contabilidade sabe bem a quantidade de documentos que dão entrada diariamente e a grande missão que é manter tudo isso organizado.
A gestão dos arquivos físicos é inescapável, mas é possível facilitar sua relação com toda essa papelada adotando algumas práticas e ferramentas em amplo uso no mercado atual.
Para otimizar o tempo gasto com busca de arquivos e deixar tudo mais fácil de ser encontrado vamos listar 3 passos que podem fazer seu escritório evoluir rapidamente na gestão documental.
O primeiro passo é digitalizar tudo o que entra de documento no escritório, para que possa arquivar o original e não precisar mais mexer nele, evitando desgastes e até a perda. Para isso você precisa de um scanner de boa qualidade que vai ajudar MUITO nesse processo.
Com os arquivos digitalizados, agora você pode fazer uso de um software para Gestão Eletrônica de Arquivos (GED). Essa ferramenta – extremamente valiosa – vai auxiliar oferecendo, entre outros benefícios: a disponibilidade dos arquivos na internet a qualquer hora e em qualquer local com conexão à internet; disponibilidade de acesso ao arquivo por mais de uma pessoa ao mesmo tempo; hierarquização de acessos de acordo com a permissão do usuário; reunião e vários acervos em apenas uma interface; redução no tempo de busca dos arquivos; e melhor legibilidade do documento, entre outros benefícios.
Com todos os seus arquivos devidamente digitalizados, você pode finalizar essa otimização de relacionamento com os arquivos terceirizando a guarda física dos documentos com uma empresa especializada. Você libera espaço em seu escritório de contabilidade e ainda garante a integridade dos documentos originais com o armazenamento em um ambiente controlado e livre de umidade e pragas.
A Acervo é uma especialista em gestão documental, atuando no mercado desde 1993. A empresa atende seu escritório de contabilidade em cada um desses passos e ajuda sua equipe a ser mais produtiva, gerando melhores resultados para seus clientes.
Faça contato, solicite um orçamento e veja tudo o que a Acervo tem para oferecer ao seu escritório de contabilidade. Mais dicas. Leia mais esse post e responda a pergunta: ‘Por que ter uma fragmentadora em escritório de contabilidade?’. Até a próxima!
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