A tarefa de lidar diariamente com documentos arquivados pode ser bastante simples com as soluções hoje disponíveis no mercado. Contudo, ainda não é assim que ocorre na maioria das empresas, que luta com a papelada por não contar com uma organização de arquivos efetiva.
Evidentemente, você pode apostar no conhecimento de quem já tem experiência de mercado, delegando essa missão à empresas dedicadas à guarda de documentos e outras soluções para arquivos. Via de regra a relação custo-benefício é muito vantajosa, independentemente do porte do cliente.
Mas se você ainda acha que pode se organizar em prol de uma solução interna, vamos dar uma dica de ouro para tornar seu relacionamento com esses papeis e mídias em geral um pouco melhor.
O problema mais recorrente em um arquivo desorganizado é que a papelada vai dando entrada, dando entrada e nada sai. Para evitar o acúmulo desnecessário e manter sob posse apenas o que realmente importa é preciso estar atento ao prazo de guarda para alguns dos comprovantes e documentos principais.
Vamos a alguns exemplos:
Mas atenção! Para se livrar de papéis com dados sigilosos e importantes sobre empresas e clientes o ideal é contar com o auxílio de uma fragmentadora de documentos. Descartá-los sem o devido cuidado pode fazer com informações preciosas acabem em mãos erradas.
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