A fim de tornar documentos e arquivos mais acessíveis e práticos, muitas empresas e escritórios vêm demandando cada vez mais por serviços de digitalização. As vantagens são evidentes e incluem: documentos acessíveis em qualquer local com conexão à internet ou intranet; agilidade nas buscas; melhor preservação dos originais; possibilidade de cópias digitais e redução nos custos de impressão e no manuseio de papel.
Para garantir que o resultado seja exatamente o que você precisa, vamos dar boas dicas do que levar em consideração na hora em que surge a questão inicial: como digitalizar um documento?
O primeiro passo é fazer uso dos equipamentos certos. Se vai investir na digitalização dentro de sua empresa ou escritório, vale muito investir em um scanner adequado. O mercado oferece opções para os mais diversos orçamentos e necessidades. Pesquise e encontre as melhores opções. Uma boa indicação é a linha de scanners Canon.
Crie uma ou mais pastas descrevendo que tipo de arquivo você está salvando. Subpastas normalmente são necessária e ajudam na localização, em um esquema como: imposto de renda > 2016 > abatimentos.
Evidentemente, cada equipamento tem suas próprias características, mas em geral o manuseio é bem simples e muito intuitivo. Scanners de boa qualidade têm a característica comum de serem muito práticos e eficientes em suas tarefas. Digitalize e organize nas pastas já criadas.
É sempre bom ter backups atualizados em um segundo disco rígido e na nuvem (compartilhamento on-line) para garantir a segurança. Evidentemente, apenas o suficiente, para não acabar disseminando demais informações que podem ser sigilosas.
Se você quer elevar ainda mais o bom relacionamento com os arquivos da empresa é uma ótima ideia contar com um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Como ele você pode hierarquizar o acesso dos documentos entre os usuários, criar um ambiente remoto produtivo e compartilhado de trabalho, além de otimizar até o uso do espaço físico de sua empresa ou escritório.
São dicas simples, mas que podem ser bem úteis se você pretende transformar sua relação com os arquivos. Caso siga com dúvidas você pode fazer contato com a equipe da Acervo e contar com as mais de duas décadas de experiência de mercado da empresa que é referência em gestão documental no Sul do país.
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