GED pode livrar empresas de processos trabalhistas

O controle rígido e organizado de informações e documentos é algo comum entre as empresas bem sucedidas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Nesse ponto, contar com um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um grande diferencial em diversos aspectos, inclusive para livrar empresas de processos trabalhistas decorrentes da fragilidade organizacional dos arquivos.

Tendência

Não faltam estudos indicando o crescimento acelerado no número de empresas que contabilizam prejuízos em ações trabalhistas que poderiam ser evitados ou, ao menos, reduzidos com o devido cuidado na gestão de documentos. As somas em processos desta natureza no Brasil vêm superando a casa dos R$ 10 bilhões/ano há muito tempo, dinheiro este que poderia ser investido em contratações e ampliações, fortalecendo a economia nacional.

GED

Certamente todo empresário sabe bem o significado da palavra prejuízo, mas muitos podem não estar familiarizados com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Pois bem. Trata-se, basicamente, de um software que faz o gestão inteligente de arquivos digitalizados, oferecendo diversas soluções em um mesmo ambiente, como:

• Acesso remoto:  tenha todo arquivo de sua empresa à disposição, 24 horas por dia, contando apenas com uma conexão à internet e um dispositivo de acesso, como notebook ou smartphone.
• Hierarquia de acesso: diferentemente de um arquivo físico, onde todos os documentos estão disponíveis a qualquer um que adentrar a sala de armazenamento, com o GED você pode determinar quais usuários do sistema – funcionários da empresa, por exemplo – podem ter acesso a quais documentos, permitindo um ambiente de compartilhamento de dados seguro.
• Cópias de segurança: muitos podem imaginar que em um ‘arquivo na internet’ tudo pode se perder de um hora para outra. Contudo, softwares bem desenvolvidos contam com a execução de backups regulares para evitar surpresas.
• Acesso prático: com poucos cliques você encontra exatamente o que está procurando, evitando perder tempo buscando em pastas ou caixas.

E, no final das contas, o custo/benefício acaba sendo o grande diferencial, uma vez que se economiza processos e garante que toda vida contábil da empresa esteja acessível rapidamente em eventuais processos trabalhistas.

Para saber mais vantagens do GED leia também o post ‘Os impactos do papel no meio ambiente’. Uma ótima leitura!