A organização da informação é um fator decisivo para o sucesso e a segurança das empresas. Em meio a um ambiente regulatório cada vez mais rigoroso, entender quais documentos fiscais devem ser mantidos é essencial para garantir conformidade legal, eficiência operacional e tranquilidade em processos de fiscalização. A Acervo, como empresa especializada em gestão documental, apoia organizações na estruturação e no controle inteligente de seus arquivos.
Toda empresa, independentemente do porte ou segmento, precisa manter registros que comprovem suas operações. Esses documentos servem como evidência das atividades realizadas, asseguram direitos e deveres e ajudam a empresa a se proteger contra riscos legais. A guarda adequada dos documentos fiscais não é apenas uma exigência da legislação, mas também uma prática de boa governança corporativa.
Além disso, a falta de organização pode resultar em perda de prazos, dificuldades em auditorias e impactos financeiros relevantes. Empresas que investem em uma gestão estruturada da informação conseguem responder com mais agilidade às demandas do mercado e dos órgãos fiscalizadores.
Entre os registros mais comuns estão as notas fiscais eletrônicas de entrada e saída, notas fiscais de serviços, cupons fiscais, conhecimentos de transporte, livros contábeis, balancetes, declarações acessórias e guias de recolhimento de impostos. Todos esses documentos fiscais comprovam transações comerciais e são fundamentais para demonstrar a regularidade da empresa perante o Fisco.
Também é importante considerar documentos relacionados a contratos, fornecedores e clientes, que muitas vezes estão diretamente vinculados às obrigações tributárias. A organização correta desses arquivos evita retrabalho e facilita o acesso à informação quando necessário.
A legislação brasileira realmente estabelece prazos de guarda documental, mas eles não são únicos: variam conforme o tipo de documento e o enquadramento legal aplicável.
No âmbito tributário, a regra geral decorre do Código Tributário Nacional (CTN). Em especial, a legislação se relaciona ao prazo em que o Fisco pode cobrar o crédito tributário (prescrição tributária), previsto no art. 174 do CTN.
Por isso, recomenda-se que os contribuintes mantenham os documentos que comprovem operações e fatos geradores de tributos por, em regra, pelo menos 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte à ocorrência do fato gerador ou ao término do prazo de entrega da declaração, conforme o caso.
O descumprimento desses prazos pode gerar multas, autuações e questionamentos jurídicos. Além do impacto financeiro, a falta de documentação pode comprometer a imagem e a governança da empresa, criando insegurança em auditorias, fusões e aquisições e processos de captação de investimentos.
Assim, manter a guarda documental pelo período adequado é uma medida relevante de prevenção e mitigação de riscos.
Muitas empresas ainda mantêm arquivos físicos como principal forma de armazenamento. Por si só, esse modelo não é ineficiente: quando existe uma organização bem estruturada, a recuperação da informação pode ser rápida e precisa, mesmo com documentos em papel.
A eficiência do acervo físico depende principalmente da metodologia aplicada na gestão documental, com práticas como:
Com esses elementos, a consulta e a localização de documentos podem ser realizadas com excelência.
Em outras palavras, a eficiência não depende apenas do suporte (digital ou papel), mas do nível de organização: um arquivo físico bem tratado pode ser mais eficiente do que um sistema digital desorganizado.
Ainda assim, é importante considerar pontos de atenção, como o controle de acesso e a rastreabilidade.
Em ambientes exclusivamente físicos, pode ser mais desafiador registrar com precisão quem consultou determinado documento e quando, o que exige procedimentos internos claros para reforçar segurança e compliance.
A gestão eletrônica de documentos surge como uma solução moderna e segura para esses desafios. Com a digitalização, os arquivos passam a ser armazenados em ambientes controlados, com indexação inteligente, busca rápida e controle de permissões. Dessa forma, os documentos fiscais ficam sempre disponíveis, organizados e protegidos contra perdas.
Além da segurança, o GED contribui para a redução de custos, otimização de processos e aumento da produtividade das equipes. A informação certa passa a estar acessível no momento certo, apoiando decisões estratégicas e a eficiência operacional.
Mais do que atender exigências legais, uma boa gestão documental transforma a informação em um ativo estratégico. Empresas que cuidam adequadamente dos documentos fiscais ganham agilidade, confiabilidade e competitividade no mercado. A organização deixa de ser apenas operacional e passa a fazer parte da estratégia do negócio.
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