Você tem uma empresa? Se sim, é importante saber como guardar documentos corretamente para proteger dados, ter responsabilidade legal e cuidar do ciclo de vida das informações. Da mesma forma, o descarte de documentos não pode ser feito de maneira aleatória, pois envolve riscos à privacidade, segurança jurídica e até ao meio ambiente.
Hoje, a Acervo explicará sobre os principais requisitos legais e boas práticas para guardar documentos e realizar o descarte seguro. O objetivo é ajudar gestores a criarem políticas internas mais conscientes, alinhadas com a LGPD. Confira a seguir!
Diversas informações fiscais, trabalhistas, contratos, laudos e registros contábeis têm prazos de retenção e precisam estar disponíveis em caso de auditorias, ações judiciais ou fiscalizações.
Ignorar essa etapa pode fazer com que a sua empresa corra riscos. A falta de um documento dificulta a defesa em processos ou gera multas. Por outro lado, guardar documentos por tempo demais, sem necessidade, também aumenta custos e prejudica a organização.
E como fazer esse armazenamento de maneira segura? É importante que você faça o seguinte:
O ato de guardar documentos com segurança também está ligado ao cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A legislação exige que qualquer dado pessoal armazenado por uma empresa esteja protegido contra vazamentos, acessos indevidos e perda.
Isso vale tanto para arquivos físicos quanto digitais. Ou seja, é indispensável saber onde estão as informações, por quanto tempo podem ser armazenadas e quem tem acesso. A rastreabilidade e a transparência também são exigidas.
Além da LGPD, também é preciso tomar cuidado com o descarte de documentos, principalmente porque devem ser respeitadas as normas ambientais e procedimentos internos que previnam danos ao meio ambiente e evitem o vazamento de dados sigilosos.
As empresas que não seguem essas diretrizes correm o risco de sofrer sanções legais e danos à imagem. Por isso, guardar documentos deve caminhar lado a lado com um processo bem estruturado de descarte seguro, que também precisa ser documentado e rastreável.
É importante lembrar que a eliminação de documentos não pode ser tratada como um simples fim de ciclo. Assim como o armazenamento exige critérios, o fim do uso de um documento também precisa seguir algumas regras.
Para que você possa realizar o descarte de documentos de maneira segura, é necessário:
Esses passos ajudam a impedir que informações confidenciais sejam recuperadas, acessadas por terceiros ou utilizadas de forma indevida. Além disso, isso ajuda no cumprimento da legislação ambiental e protege a empresa de situações jurídicas delicadas.
A forma como uma empresa cuida da sua documentação reflete o nível de organização, responsabilidade e transparência do negócio. Ao guardar documentos corretamente e realizar o descarte seguro, você protege informações importantes, diminui os riscos legais e preserva a reputação da marca.
Cada vez mais, empresas que tratam seus dados com seriedade ganham mais espaço no mercado. E você também pode fazer parte disso!
A Acervo ajuda a sua empresa a guardar documentos com segurança e a fazer o descarte de documentos de maneira certa e responsável. Entre em contato conosco e veja como podemos transformar a gestão documental da sua empresa!
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