Quem trabalha em uma construtora sabe que precisa lidar com vários documentos de projetos. O problema é que muitas pessoas sentem dificuldades em localizar esses arquivos para auditorias ou fiscalizações e até perdem prazo por causa disso. Situações como essas são bastante comuns no dia a dia de construtoras que lidam com um grande volume de informações.
Por conta disso, a guarda de documentos na construção civil é essencial para armazenar adequadamente esses arquivos, rastreá-los com facilidade, ter controle de acesso rápido e organizá-los por etapas do projeto.
Hoje, vamos comentar sobre os principais desafios que as construtoras enfrentam quando o assunto é guarda de documentos e, claro, apresentar algumas soluções para lidar com essa atividade. Acompanhe a leitura!
A construção civil é um dos setores que mais geram e utilizam documentos técnicos e administrativos. Desde o planejamento da obra até a sua entrega, são milhares de registros: contratos, alvarás, projetos, relatórios de vistoria, notas fiscais, registros fotográficos, entre outros.
O problema acontece quando há várias obras em andamento, cada uma com seus cronogramas, equipes e fornecedores. Com isso, a guarda de documentos passa a ser um gargalo na operação, principalmente quando o controle ainda é feito de forma manual.
Alguns dos principais problemas enfrentados pelas construtoras são:
Quando esses desafios não recebem a devida atenção, o risco de retrabalho e atraso aumenta. Além disso, surge o impacto direto na imagem da empresa e no relacionamento com clientes e órgãos fiscalizadores.
Mas como lidar com esses desafios da guarda de documentos nas construtoras? O primeiro passo é repensar os processos e investir em tecnologias que ajudam na organização e na segurança.
Separamos algumas dicas para colocar isso em prática, veja abaixo:
Cada novo projeto que entra deve começar com um plano de organização documental. Isso inclui a definição de quais documentos serão gerados, como serão nomeados, onde serão armazenados e quem terá acesso a cada tipo de arquivo.
Essa estrutura ajuda a evitar que documentos se percam ao longo do tempo e facilita o acesso rápido quando necessário.
Mesmo que a maioria dos arquivos já seja gerada em formato digital, muitas construtoras ainda trabalham com documentos físicos. A digitalização com indexação, onde se inclui data, tipo de documento, número do projeto e nome da obra, possibilita fazer buscas rápidas e ter maior controle.
Essa prática contribui para diminuir o acúmulo em espaços físicos, eliminar duplicidades e tornar a guarda de documentos mais segura.
Os sistemas de GED são plataformas que organizam os arquivos digitais com recursos de busca avançada. Você consegue centralizar todos os documentos, aplicar controle de acesso, garantir a rastreabilidade e aumentar a integração entre equipes.
Assim, a guarda de documentos na construção civil passa a ser gerenciada de forma mais precisa, mesmo em obras que ocorrem simultaneamente.
💡 Leia também — Por que o GED é importante para o controle de informações?
Além das soluções anteriores, existem algumas medidas que também evitam problemas sérios no futuro. Confira abaixo uma lista com boas práticas para aplicar na sua construtora:
Se você deseja que a sua construtora cresça com segurança e profissionalismo, saiba que a guarda de documentos e a gestão de informações são fundamentais para isso. Com uma estrutura certa, sua empresa diminui riscos, otimiza a gestão de obras e fortalece a reputação perante o mercado.
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