A gestão documental para empresas é uma prática essencial para garantir a organização e segurança dos documentos importantes. Com a atualidade tecnológica, a gestão documental física pode ser unida à digitalização de documentos, tornando o processo mais eficiente e acessível.
A digitalização de documentos permite que os arquivos sejam armazenados em nuvem, facilitando o acesso e a busca por informações. Além disso, em casos isolados, a eliminação segura de documentos físicos pode ser feita após a digitalização, garantindo a preservação do passado e a otimização do espaço físico da empresa.
A gestão documental para empresas modernas deve ser feita de forma estratégica, considerando as necessidades específicas de cada negócio.
É importante contar com profissionais especializados e tecnologias avançadas para garantir a eficiência e segurança do processo. A gestão documental física e digital pode ser integrada, permitindo que a empresa tenha acesso aos documentos de forma mais rápida e eficiente.
É importante lembrar que a digitalização de documentos permite que os arquivos sejam armazenados no cloud, facilitando o acesso e a busca por informações. Além disso, a eliminação segura de documentos físicos pode ser feita após a digitalização.
A gestão digital de documentos é uma abordagem inovadora para manter e organizar os recursos informativos de uma empresa, promovendo a eficiência, a colaboração e a segurança. Com a evolução constante das tecnologias de informação e comunicação (TIC), a gestão documental para empresas tem sido transformada, permitindo que os arquivos sejam armazenados, gerenciados e acessados de maneira centralizada e confortável através de sistemas digitais.
Os benefícios da gestão digital de documentos são numerosos e podem ser resumidos nas seguintes áreas:
Para aproveitar ao máximo os benefícios da gestão digital de documentos, é fundamental adotar boas práticas e padrões de governança, como o ciclo de vida dos documentos, que define etapas de criação, revisão, aprovação e a destinação dos documentos.
A eliminação segura de documentos é um serviço importante para a gestão documental. Antes da eliminação, é preciso ter a certeza de que os documentos não são mais necessários e que podem ser eliminados. Para tanto, deve ser seguido o processo do ciclo de vida dos documentos, bem como da tabela de temporalidade.
O ciclo de vida, de modo geral, divide a documentação em três idades: arquivo corrente; arquivos intermediário; e arquivo permanente. Entenda abaixo o que é cada um desses arquivos:
O arquivo corrente é composto por documentos em curso, de uso frequente e exclusivo da fonte geradora.
Já o arquivo intermediário é formado por documentos que não estão mais sendo usados frequentemente na rotina de trabalho da organização, mas que ainda precisam ser guardados temporariamente durante o período estabelecido pelas normas do CONARQ ou pela tabela de temporalidade da empresa ou instituição.
Por fim, o arquivo permanente é composto por arquivos que perderam seu valor administrativo, mas que devem ser mantidos para fins de prova, informação e pesquisa.
Neste último momento, os documentos são avaliados em relação à destinação, dependendo da relevância das informações que ele contém.
A Acervo fornece a gestão documental para empresas, oferecendo soluções personalizadas para diversos segmentos, incluindo desde a eliminação segura, guarda física até digitalização dos documentos.
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